Według danych ZUS w grudniu 2024 roku ubezpieczonych w Polsce cudzoziemców było ponad 1,1 miliona osób. Branże takie jak budownictwo, transport, logistyka czy przetwórstwo spożywcze praktycznie nie mogłyby funkcjonować bez pracowników z Ukrainy, Białorusi, Gruzji czy Mołdawii. Mimo powszechności zjawiska, wielu pracodawców popełnia podstawowe błędy proceduralne, które kończą się karami finansowymi i zakazem zatrudniania cudzoziemców.
Kto może pracować w Polsce bez zezwolenia
Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2004 nr 99 poz. 1001 z późn. zm.) przewiduje szereg wyjątków od obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Bez zezwolenia mogą pracować m.in.:
- Obywatele UE, EOG i Szwajcarii oraz ich rodziny
- Posiadacze Karty Polaka
- Osoby z zezwoleniem na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE
- Osoby z ochroną uzupełniającą lub statusem uchodźcy
- Absolwenci polskich szkół ponadpodstawowych, uczelni lub studiów doktoranckich
- Obywatele Ukrainy na podstawie specustawy (do czasu wygaśnięcia przepisów)
Pracodawca musi każdorazowo zweryfikować podstawę legalności pracy, zanim zawrze umowę. Weryfikacja tylko na podstawie paszportu jest niewystarczająca – niezbędna jest kontrola dokumentów potwierdzających tytuł pobytowy i prawo do pracy.
Oświadczenie o powierzeniu pracy — procedura uproszczona
Procedura oświadczeniowa (art. 87 ust. 3 ustawy) dostępna jest dla obywateli Armenii, Białorusi (z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z regulacji UE), Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Procedura oświadczeniowa dla obywateli Rosji jest od 2022 r. zawieszona/ograniczona z uwagi na regulacje UE związane z agresją militarną na Ukrainę. Pozwala zatrudnić cudzoziemca na okres do 24 miesięcy (po nowelizacji z 2022 r.) bez konieczności uzyskiwania zezwolenia.
Pracodawca składa oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla swojej siedziby. Urząd rejestruje oświadczenie (nie wydaje decyzji) – co do zasady w terminie do 7 dni roboczych. Cudzoziemiec może rozpocząć pracę po uzyskaniu wpisu do ewidencji i posiadaniu odpowiedniej wizy lub zezwolenia na pobyt.
Kluczowe wymogi przy oświadczeniu:
- Wskazanie konkretnego pracodawcy i stanowiska – nie można „podzielić się" pracownikiem z inną firmą bez nowego oświadczenia
- Wskazanie rodzaju umowy i wymiaru czasu pracy
- Wskazanie okresu zatrudnienia – musi być zgodny z rzeczywistym zamiarem, nie „na wszelki wypadek maksymalny"
- Wynagrodzenie co najmniej w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (od 2024 r.: 4300 zł brutto/mies.)
Zezwolenie na pracę typu A — standardowa procedura
Zezwolenie na pracę typu A to podstawowy instrument dla pracodawców spoza procedury oświadczeniowej lub gdy praca trwa dłużej niż przewiduje oświadczenie. Wydaje je wojewoda właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy, na wniosek pracodawcy.
Termin na wydanie zezwolenia: do 30 dni od złożenia kompletnego wniosku (w praktyce często 2–3 miesiące ze względu na obłożenie urzędów). Test rynku pracy (informacja starosty) wymagany jest zawsze, chyba że zawód jest na liście zawodów deficytowych – wówczas można z niego zrezygnować.
Dokumenty wymagane do wniosku o zezwolenie typu A:
- Wypełniony formularz wniosku zgodny z rozporządzeniem
- Kserokopia ważnego dokumentu podróży cudzoziemca
- Dowód uiszczenia opłaty (100 zł do 3 miesięcy, 200 zł powyżej 3 miesięcy)
- Informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych z rynku lokalnego (lub potwierdzenie zawodu deficytowego)
- Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań zawodowych – dyplomy, certyfikaty, kwalifikacje
Zezwolenie na pobyt i pracę (jednolite) — ścieżka dla długoletnich pracowników
Jeżeli cudzoziemiec chce pracować i przebywać w Polsce przez okres powyżej 3 miesięcy, a planuje dłuższy pobyt (np. kilka lat), warto rozważyć procedurę o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite zezwolenie). Łączy ono dwa postępowania w jedno – urząd ds. cudzoziemców wydaje decyzję obejmującą zarówno prawo pobytu, jak i prawo do pracy u konkretnego pracodawcy.
Wniosek składa cudzoziemiec osobiście do urzędu wojewódzkiego, ale przygotowanie dokumentów i koordynacja z pracodawcą leży najczęściej po stronie firmy. Pracodawca powinien dostarczyć m.in.: umowę (lub projekt umowy), potwierdzenie warunków zatrudnienia, zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami.
Najczęstsze błędy pracodawców i ich konsekwencje
Na podstawie doświadczenia kancelarii Joanna Cenkier z Lublina oraz analiz Państwowej Inspekcji Pracy, do najczęstszych naruszeń należą:
- Praca przed rejestracją oświadczenia – powierzenie pracy zanim urząd pracy dokona wpisu. Nawet jeden dzień pracy wcześniej to nielegalne zatrudnienie.
- Niezgodność stanowiska i wynagrodzenia z oświadczeniem – praca na innym stanowisku niż w dokumencie lub za niższe wynagrodzenie.
- Brak kopii dokumentów w aktach osobowych – pracodawca ma obowiązek przechowywać kopie dokumentów pobytowych i uprawniających do pracy.
- Nieterminowe powiadomienie urzędu pracy o niepodjęciu pracy – jeśli cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 7 dni od daty wskazanej w oświadczeniu, pracodawca musi powiadomić urząd.
- Zatrudnienie przez agencję pracy tymczasowej bez właściwego zezwolenia – agencja i pracodawca-użytkownik ponoszą solidarną odpowiedzialność.
Kary za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wynoszą od 1000 do 30 000 zł na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia. Ponadto inspektor pracy może wystawić mandat karny na podstawie Kodeksu wykroczeń. Przy recydywie lub skali naruszeń możliwe jest wykluczenie z systemu oświadczeń i postępowań o zezwolenia na określony czas.
Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu cudzoziemca
Zatrudnienie cudzoziemca to nie jednorazowy akt – to ciągły obowiązek monitorowania dokumentów. Pracodawca musi:
- Systematycznie sprawdzać ważność dokumentów pobytowych (wizy, zezwolenia) i uprawniających do pracy
- Przechowywać kopie wszystkich dokumentów przez cały okres zatrudnienia i przez 3 lata po jego zakończeniu
- Zgłosić cudzoziemca do ZUS w terminie 7 dni od nawiązania stosunku pracy
- Zapewnić wynagrodzenie co najmniej na poziomie minimalnym niezależnie od formy umowy
- Nie potrącać z wynagrodzenia kosztów rekrutacji lub transportu bez pisemnej zgody pracownika
Jeśli Twoja firma planuje zatrudnienie cudzoziemców lub chcesz uregulować sytuację już zatrudnionych pracowników, kancelaria Joanna Cenkier w Lublinie przeprowadzi audyt dokumentacji i wdroży procedury zgodne z aktualnymi przepisami. Umów konsultację – jeden błąd w dokumentach potrafi kosztować dziesiątki tysięcy złotych kary.
Powiązane strony