Firma produkcyjna zatrudnia na hali produkcyjnej kilkunastu pracowników z Ukrainy i Białorusi na podstawie zezwoleń na pracę uzyskanych przez agencję pośrednictwa. Po kilku miesiącach dział kadr, chcąc usprawnić grafik, przenosi część pracowników na inne stanowiska w zakładzie, wiążące się z innym zakresem obowiązków, nie zmieniając przy tym dokumentów legalizacyjnych - w końcu formalnie to nadal ta sama firma i ten sam pracownik. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy okazuje się, że zmiana stanowiska pracy wykraczająca poza warunki określone w zezwoleniu na pracę stanowi powierzenie pracy niezgodnie z warunkami określonymi w zezwoleniu, co traktowane jest jako nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi - z odpowiednimi konsekwencjami dla pracodawcy.
Rok 2026 to okres, w którym firmy zatrudniające cudzoziemców funkcjonują już w nowym otoczeniu prawnym, ukształtowanym przez reformę procedur legalizacyjnych z 2025 roku, wprowadzającą elektronizację wniosków i pewne uproszczenia proceduralne. Zmiana formy procedowania nie oznacza jednak złagodzenia obowiązków materialnych spoczywających na pracodawcy - wręcz przeciwnie, uproszczenie formalności idzie w parze z zaostrzeniem odpowiedzialności za nieprawidłowości w zakresie legalności zatrudnienia.
Podstawa prawna: system legalizacji pracy cudzoziemców
Podstawę zatrudniania cudzoziemców w Polsce stanowi ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621), obowiązująca od 1 czerwca 2025 r., która przejęła i zreformowała regulacje dotychczas zawarte w rozdziale dotyczącym zatrudniania cudzoziemców w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów oraz ujednolicone procedury składania wniosków o zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.
Podstawowymi formami legalizacji pracy cudzoziemca pozostają: zezwolenie na pracę (wydawane przez wojewodę), oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisywane do ewidencji (dla obywateli państw objętych uproszczoną procedurą, m.in. Ukrainy, Białorusi, Armenii, Mołdawii), oraz jednolite zezwolenie na pobyt i pracę, łączące legalizację pobytu z legalizacją zatrudnienia w jednej procedurze administracyjnej.
Istotny dla pracodawcy jest zakres związania warunkami określonymi w dokumencie legalizacyjnym - zezwolenie na pracę oraz oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy określają konkretny podmiot powierzający pracę, stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, wysokość wynagrodzenia oraz wymiar czasu pracy. Wykonywanie przez cudzoziemca pracy w warunkach istotnie odbiegających od określonych w tych dokumentach jest traktowane jako powierzenie pracy nielegalnie, w rozumieniu przepisów o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu, a w zakresie warunków - odpowiednio przepisów sankcyjnych ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Odpowiedzialność za nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi ma charakter wykroczeniowy na gruncie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz Kodeksu karnego skarbowego w zakresie, w jakim wiąże się z uchylaniem od obowiązków publicznoprawnych, a w niektórych przypadkach - przy zorganizowanym charakterze naruszeń - może przybrać postać przestępstwa na gruncie Kodeksu karnego (art. 218 KK dotyczący złośliwego lub uporczywego naruszania praw pracownika i inne przepisy dotyczące wykorzystywania cudzoziemców do pracy w warunkach naruszających ich prawa).
Obowiązki pracodawcy w praktyce
Weryfikacja przed dopuszczeniem do pracy
Pracodawca ma obowiązek zweryfikować ważność dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu w Polsce oraz podstawy uprawniającej do wykonywania pracy jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy, a nie po fakcie - żądanie dokumentów i ich kopiowanie na potrzeby dokumentacji kadrowej to element należytej staranności, którego brak utrudnia obronę w razie kontroli.
Zgłoszenie do ubezpieczeń i dopełnienie obowiązków podatkowych
Zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z tymi samymi obowiązkami zgłoszeniowymi wobec ZUS oraz rozliczeniowymi wobec urzędu skarbowego, co zatrudnienie obywatela polskiego - status cudzoziemca nie zwalnia z żadnego z tych obowiązków, a jego pominięcie rodzi ryzyko zarówno po stronie prawa pracy, jak i prawa podatkowego.
Monitorowanie zgodności warunków pracy z dokumentem legalizacyjnym
Każda istotna zmiana warunków zatrudnienia - stanowiska, zakresu obowiązków, wynagrodzenia poniżej poziomu wskazanego w zezwoleniu, wymiaru czasu pracy - wymaga weryfikacji, czy nie wykracza poza warunki określone w dokumencie legalizacyjnym, a jeśli tak, aktualizacji tego dokumentu przed wprowadzeniem zmiany.
Kontrola terminów ważności dokumentów
Firma powinna prowadzić rejestr terminów ważności zezwoleń, oświadczeń i dokumentów pobytowych swoich pracowników cudzoziemskich, z odpowiednim wyprzedzeniem inicjując procedury przedłużające, aby uniknąć luki między wygaśnięciem jednej podstawy a uzyskaniem kolejnej.
Przykład z praktyki
Firma logistyczna TransWork Sp. z o.o. zatrudniała kilkudziesięciu kierowców z Ukrainy na podstawie zezwoleń na pracę określających konkretne stanowisko oraz wynagrodzenie na poziomie ustalonym w dokumencie. W okresie zwiększonego zapotrzebowania firma czasowo podniosła część kierowcom wymiar czasu pracy i przesunęła ich do obsługi tras międzynarodowych, wiążącej się z innym zakresem obowiązków niż określony pierwotnie w zezwoleniach, nie aktualizując przy tym dokumentów legalizacyjnych.
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzona kilka miesięcy później wykazała, że rzeczywiste warunki pracy części kierowców odbiegały od warunków wskazanych w ich zezwoleniach na pracę. TransWork musiał liczyć się z odpowiedzialnością wykroczeniową za nielegalne powierzenie wykonywania pracy w zakresie, w jakim warunki faktyczne odbiegały od zezwolenia, mimo że sami kierowcy legalnie przebywali i formalnie legalnie pracowali w Polsce - problem dotyczył wyłącznie niezgodności warunków pracy z dokumentem, a nie samej podstawy zatrudnienia.
Do najczęstszych błędów firm zatrudniających cudzoziemców należą:
- Zmiana stanowiska lub zakresu obowiązków bez aktualizacji zezwolenia na pracę
- Brak rejestru terminów ważności dokumentów legalizacyjnych pracowników
- Niedostateczna weryfikacja dokumentów przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy
- Pomijanie obowiązków zgłoszeniowych wobec ZUS przy zatrudnianiu cudzoziemców
- Brak procedury reagowania na zbliżający się termin wygaśnięcia dokumentu pobytowego pracownika
Co zrobić krok po kroku, zatrudniając cudzoziemca w 2026 roku
Przed zatrudnieniem
- Zweryfikuj ważność dokumentu pobytowego i podstawy do wykonywania pracy jeszcze przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy.
- Ustal właściwą procedurę legalizacyjną odpowiednią dla obywatelstwa i sytuacji danego pracownika (zezwolenie na pracę, oświadczenie, zezwolenie jednolite).
- Skompletuj i zarchiwizuj dokumentację potwierdzającą dopełnienie obowiązków legalizacyjnych.
W trakcie zatrudnienia
- Prowadź rejestr terminów ważności dokumentów wszystkich zatrudnionych cudzoziemców z wyprzedzeniem inicjującym procedury przedłużające.
- Każdą istotną zmianę warunków zatrudnienia weryfikuj pod kątem zgodności z dokumentem legalizacyjnym przed jej wdrożeniem.
Checklista dla przedsiębiorcy
- Czy przed dopuszczeniem do pracy weryfikujesz ważność dokumentów pobytowych i podstaw do pracy?
- Czy prowadzisz rejestr terminów ważności zezwoleń i oświadczeń dla wszystkich pracowników-cudzoziemców?
- Czy zmiany stanowiska, wynagrodzenia lub wymiaru czasu pracy są weryfikowane pod kątem zgodności z dokumentem legalizacyjnym?
- Czy dopełniasz obowiązków zgłoszeniowych wobec ZUS analogicznie jak dla pracowników polskich?
- Czy masz procedurę reagowania z wyprzedzeniem na zbliżający się termin wygaśnięcia dokumentów?
- Czy archiwizujesz dokumentację potwierdzającą dopełnienie obowiązków legalizacyjnych?
- Czy dział kadr zna aktualne, elektroniczne procedury składania wniosków legalizacyjnych?
- Czy masz jasność, która procedura legalizacyjna jest właściwa dla obywatelstwa danego pracownika?
- Czy przeprowadziłeś przegląd aktualnie zatrudnionych cudzoziemców pod kątem zgodności warunków pracy z dokumentami?
- Czy skonsultowałeś procedury zatrudniania cudzoziemców z prawnikiem lub doradcą specjalizującym się w tym obszarze?
Uproszczenie procedur to nie zwolnienie z obowiązków
Elektronizacja i uproszczenie części procedur legalizacyjnych ułatwiają formalne uzyskanie dokumentów, ale nie zmniejszają zakresu odpowiedzialności pracodawcy za zgodność faktycznych warunków pracy z tym, co zostało w tych dokumentach określone. Firmy, które traktują zezwolenie czy oświadczenie jako formalność do uzyskania raz na wejściu, regularnie odkrywają problem dopiero podczas kontroli.
Czy macie w firmie procedurę weryfikacji legalności pobytu i pracy cudzoziemców, aktualizowaną na bieżąco?
Powiązane strony