Pracownica lub pracownik idzie na urlop macierzyński i rodzicielski. Z punktu widzenia pracodawcy zaczyna się wielomiesięczne wyzwanie: jak zapewnić ciągłość pracy, jak rozliczyć wynagrodzenie i zasiłki, i jakie prawa przysługują pracownikowi po powrocie. Błędy w tym obszarze są kosztowne — szczególnie naruszenie ochrony stosunku pracy, które może skutkować roszczeniami o przywrócenie do pracy lub odszkodowaniem.
Urlop macierzyński — wymiar i zasady
Urlop macierzyński przysługuje pracownicy w wymiarze uzależnionym od liczby urodzonych dzieci: 20 tygodni przy jednym dziecku, 31 tygodni przy bliźniakach, 33 tygodnie przy trójkach i więcej. Urlop macierzyński jest obowiązkowy w wymiarze co najmniej 14 tygodni — pracownica nie może z niego zrezygnować poniżej tego minimum. Pozostałą część (minimum 6 tygodni) może przenieść na ojca dziecka lub innego uprawnionego.
Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje implementacja dyrektywy work-life balance, która zrównała uprawnienia dla ojców: urlop rodzicielski wynosi łącznie 41 tygodni (jedno dziecko), przy czym 9 tygodni jest nieprzenoszalne — przysługuje tylko drugiemu z rodziców. Pracodawca musi pamiętać, że ojciec ma odrębne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego, którego nie może przepisać na matkę.
Ochrona stosunku pracy podczas urlopu
Pracownica (lub pracownik) na urlopie macierzyńskim, ojcowskim i rodzicielskim korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem. Art. 177 §1 KP zakazuje wypowiadania i rozwiązywania umowy o pracę w czasie: ciąży, urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego. Ochrona dotyczy zarówno wypowiedzenia definitywnego, jak i zmieniającego (art. 177 §2 KP zakazuje też niekorzystnych zmian warunków pracy i płacy).
Wyjątki od ochrony: likwidacja pracodawcy, ogłoszenie upadłości lub — z art. 177 §4 KP — zaistnienie przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 KP). Jednak zwolnienie dyscyplinarne w czasie urlopu macierzyńskiego jest wyjątkowo rzadkie i wymaga bardzo solidnej podstawy faktycznej — każdy błąd proceduralny może skutkować roszczeniem o przywrócenie.
Pracodawca może zatrudnić na czas trwania urlopu macierzyńskiego pracownika zastępczego na umowę na czas określony z celem wskazanym jako „zastępstwo za pracownika nieobecnego z powodu urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego". Taka umowa wygasa automatycznie z dniem powrotu zastępowanego pracownika. Ważne: umowę należy precyzyjnie datować lub wskazać zdarzenie kończące (powrót pracownika), a nie konkretny dzień — bo urlop rodzicielski bywa skracany lub przedłużany.
Zasiłki z ZUS — jak rozlicza się pracodawca?
Zasiłek macierzyński jest wypłacany bezpośrednio przez ZUS — nie przez pracodawcę. Wysokość zasiłku macierzyńskiego wynosi 100% podstawy wymiaru przez pierwsze 14 tygodni, a przez pozostałe tygodnie urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego — 81,5% podstawy (po zmianach z 2023 r., przy 9-tygodniowym bloku nieprzenoszalnym). Pracownik może też wybrać opcję: 70% przez cały urlop macierzyński i rodzicielski.
Pracodawca zgłasza pracownika do ZUS jako korzystającego z urlopu macierzyńskiego, dostarcza dokumentację niezbędną do obliczenia zasiłku i wyrejestruje pracownika z ubezpieczenia chorobowego na czas urlopu (lub nie — w zależności od systemu). Terminy i procedury zgłoszeniowe do ZUS muszą być ściśle przestrzegane.
Powrót pracownika z urlopu rodzicielskiego
Po powrocie z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, pracownik ma prawo wrócić na dotychczasowe stanowisko lub na stanowisko równorzędne z tym samym wynagrodzeniem (art. 183² KP). Pracodawca nie może skierować powracającego pracownika na mniej płatne stanowisko lub zmienić zakresu obowiązków bez zachowania procedury wypowiedzenia zmieniającego. Jeśli dotychczasowe stanowisko zostało zlikwidowane — pracodawca musi zaproponować pracownikowi inne stanowisko równorzędne lub odpowiednie do jego kwalifikacji.
Doradzamy pracodawcom w kwestiach urlopów rodzicielskich, zatrudnienia zastępców i praw pracowników po powrocie. Pomagamy unikać naruszeń przepisów o ochronie stosunku pracy. Kontakt: kancelaria@cenkier.pl, Lublin.
Praktyczna rada: procedura kadrowa na urlopach rodzicielskich
Każda firma, która regularnie doświadcza urlopów rodzicielskich wśród pracowników, powinna mieć standardową procedurę kadrową obejmującą: (1) dokumentację wniosku pracownika i akceptacji urlopu, (2) zgłoszenie do ZUS w terminie, (3) zatrudnienie zastępcy z właściwą formą umowy, (4) protokół zdawczo-odbiorczy pracy i obowiązków przed odejściem i po powrocie, (5) kalkulację wpływu nieobecności na wynagrodzenie i prawa pracownicze. Taka procedura minimalizuje ryzyko błędów, które mogą skutkować roszczeniami pracownika lub karami ze strony PIP (Państwowej Inspekcji Pracy).
Powiązane strony