Od 22 lutego 2016 r. pracodawcy mogą zawrzeć z tym samym pracownikiem maksymalnie 3 umowy na czas określony, a łączny czas ich trwania nie może przekroczyć 33 miesięcy. Naruszenie tej zasady nie wiąże się z mandatem — czwarty kontrakt automatycznie staje się umową na czas nieokreślony. Sądy Pracy potwierdziły tę regułę w dziesiątkach wyroków. Oto co każdy pracodawca musi wiedzieć.
Zasada 3/33 — jak liczyć umowy i miesiące
Artykuł 25(1) Kodeksu pracy ustanawia dwa niezależne limity, przy czym przekroczenie któregokolwiek powoduje ten sam skutek:
- Limit liczby umów: Maksymalnie 3 umowy na czas określony z tym samym pracodawcą.
- Limit czasu trwania: Łącznie nie więcej niż 33 miesiące.
Przekroczenie obu lub jednego z nich powoduje, że od następnego dnia pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony. Nie ma potrzeby składania dodatkowych oświadczeń — skutek następuje z mocy prawa.
Jak liczyć okresy? Do limitu 33 miesięcy wlicza się łączny czas trwania wszystkich umów terminowych, niezależnie od przerw między nimi, niezależnie od długości przerw między umowami. Przerwy między umowami nie resetują licznika — aktualny art. 25¹ KP (obowiązujący od 22 lutego 2016 r.) nie przewiduje żadnego mechanizmu resetowania limitu czasu ani licznika umów w zależności od przerw między zatrudnieniem.
Wyjątki od zasady — kiedy limit nie obowiązuje
Kodeks pracy przewiduje katalog sytuacji, w których limit 3/33 nie ma zastosowania:
- Zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności — każda umowa na zastępstwo jest "odliczana" oddzielnie i nie wlicza się do limitu.
- Praca sezonowa lub dorywcza.
- Praca przez okres kadencji — typowe dla zarządów spółek, organów samorządowych, instytucji kultury.
- Gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie — np. projekt unijny, kontrakt z określonym terminem realizacji.
Ten ostatni wyjątek jest najczęściej nadużywany. Pracodawca, który chce zastosować wyjątek "obiektywnych przyczyn", musi: (1) zawrzeć to w treści umowy, (2) powiadomić w ciągu 5 dni roboczych właściwego okręgowego inspektora pracy. Brak powiadomienia PIP oznacza, że wyjątek nie zadziała.
Wypowiedzenie umowy terminowej — co się zmieniło po 2016 r.
Przed reformą z 2016 r. umowy na czas określony powyżej 6 miesięcy można było wypowiedzieć z 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia. Dziś okresy wypowiedzenia są takie same jak dla umów na czas nieokreślony:
- 2 tygodnie — przy stażu u danego pracodawcy poniżej 6 miesięcy.
- 1 miesiąc — przy stażu 6 miesięcy do 3 lat.
- 3 miesiące — przy stażu powyżej 3 lat.
Do stażu wlicza się łączny czas zatrudnienia u tego pracodawcy, nawet jeśli były przerwy, a umowy były zawierane na różne stanowiska. Pracodawca wypowiadający umowę terminową nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia (w odróżnieniu od umów na czas nieokreślony), ale musi zachować formę pisemną.
Konsekwencje przekroczenia limitu dla pracodawcy
Jeśli pracownik stał się zatrudnionym na czas nieokreślony z mocy prawa, pracodawca traci kilka ważnych uprawnień:
- Obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia — każde wypowiedzenie musi zawierać konkretną, prawdziwą przyczynę. Ogólnikowe "redukcja etatów" bez faktycznego ograniczenia zatrudnienia to podstawa wygrania przez pracownika sprawy w sądzie.
- Konsultacja z związkami zawodowymi — jeśli w firmie działają związki, wypowiedzenie wymaga uprzedniej konsultacji.
- Szczególna ochrona — pracownicy w wieku przedemerytalnym, kobiety w ciąży, osoby na urlopach chronionych są chronione przed wypowiedzeniem. To samo dotyczy pracowników na czas nieokreślony, ale prawa te "uaktywniają się" z większą siłą, gdy pracodawca świadomie naruszył zasadę 3/33.
Najczęstsze błędy pracodawców i jak ich unikać
W Kancelarii Radcy Prawnego Joanna Cenkier w Lublinie regularnie spotykamy się z przypadkami, gdy pracodawcy — często w dobrej wierze — naruszają zasadę 3/33. Najczęstsze scenariusze:
- Zmiana stanowiska jako "reset" umowy — przekonanie, że nowe stanowisko = nowa umowa = nowy licznik. Błąd. Prawo patrzy na pracodawcę, nie na stanowisko.
- Przekształcenie spółki — jeśli spółka jest przekształcona (np. ze sp.j. w sp. z o.o.), dotychczasowy staż pracownika jest kontynuowany, a limity umów biegną dalej.
- Outsourcing i powrót — pracownik oddelegowany do podmiotu powiązanego i powracający ma staż liczony łącznie, jeśli oddelegowanie było faktycznie pracą dla tego samego pracodawcy.
- Brak ewidencji — w firmach zatrudniających wielu pracowników tymczasowo nikt nie śledzi, ile umów podpisano i na jak długo. Wdrożenie prostego rejestru umów terminowych rozwiązuje problem.
Jak prawidłowo zakończyć współpracę terminową bez ryzyka
Jeśli chcesz zakończyć współpracę z pracownikiem terminowym bez przekształcenia umowy w bezterminową:
- Monitoruj terminy — najlepiej z 3-miesięcznym wyprzedzeniem przed upływem limitu.
- Jeśli pracownik jest wartościowy, rozważ umowę na czas nieokreślony — to legitymizuje zatrudnienie i daje pracodawcy możliwość rozwiązania jej z uzasadnionych przyczyn.
- Jeśli chcesz zakończyć — złóż wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub czekaj na upływ terminu umowy.
- Nigdy nie zawieraj czwartej umowy terminowej jako "tymczasowego rozwiązania" — taka umowa jest z mocy prawa umową bezterminową.
Obsługa prawna w zakresie prawa pracy to inwestycja, która zwraca się przy pierwszej unikniętej sprawie sądowej. Umów konsultację w Kancelarii Joanna Cenkier — przejrzymy Twoje wzory umów i procedury HR, zanim Inspekcja Pracy to zrobi za Ciebie.
Powiązane strony