Polska implementowała dyrektywę UE o ochronie sygnalistów z ponad dwuletnim opóźnieniem — ustawa weszła w życie 25 września 2024 roku. Od tego dnia pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają ustawowy obowiązek wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń naruszeń prawa. Kary za brak wdrożenia sięgają 60 000 zł, a za działania odwetowe wobec sygnalistów — nawet 60 000 zł grzywny lub do 2 lat pozbawienia wolności. Sprawdź, co dokładnie musisz zrobić jako pracodawca.
Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów
Obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń dotyczy:
- Podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób — wlicza się pracowników etatowych, ale dla ustalenia progu bierze się pod uwagę stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku,
- Podmiotów z sektora finansowego bez względu na liczbę zatrudnionych — banki, firmy inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, podmioty rynku kapitałowego,
- Podmiotów z sektora publicznego — jednostki samorządu terytorialnego, organy administracji, uczelnie publiczne.
Co ważne, katalog osób objętych ochroną jako potencjalni sygnaliści jest szeroki — to nie tylko pracownicy na etacie, ale też:
- osoby na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło),
- pracownicy tymczasowi,
- podwykonawcy, dostawcy, wolontariusze, stażyści,
- udziałowcy i akcjonariusze,
- osoby, które już nie pracują u danego pracodawcy (jeśli naruszenie miało miejsce w trakcie zatrudnienia).
Co musi zawierać wewnętrzny kanał zgłoszeń
Ustawa o ochronie sygnalistów precyzuje minimalne wymogi dla wewnętrznego kanału zgłoszeń. Kanał musi:
- Zapewniać poufność: tożsamość sygnalisty oraz treść zgłoszenia muszą być chronione; dostęp do zgłoszeń może mieć tylko wyznaczona, zaufana osoba lub jednostka,
- Umożliwiać zgłoszenia pisemne i ustne: co najmniej dwa kanały — pisemny (formularz elektroniczny, skrzynka e-mail) i ustny (nagrywana linia telefoniczna lub możliwość spotkania osobistego),
- Potwierdzać przyjęcie zgłoszenia: w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania,
- Zapewniać informację zwrotną: sygnalista musi otrzymać informację o podjętych działaniach w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
- Zapewniać ochronę danych osobowych: przetwarzanie danych osobowych zawartych w zgłoszeniu musi być zgodne z RODO; dane sygnalisty nie mogą być ujawniane bez jego zgody.
Procedura wewnętrzna — co musi zawierać regulamin zgłoszeń
Każdy pracodawca objęty ustawą musi opracować procedurę wewnętrzną (regulamin) dotyczącą przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń. Procedura powinna określać:
- sposób przyjmowania zgłoszeń (kanały, formularze, dane kontaktowe),
- osobę lub jednostkę wyznaczoną do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń,
- termin i sposób potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
- tryb działań następczych po zgłoszeniu — kto i w jaki sposób wyjaśnia zgłoszenie,
- maksymalny termin udzielenia informacji zwrotnej sygnaliście (nie dłużej niż 3 miesiące),
- zasady ochrony poufności sygnalisty i danych osobowych,
- informację o możliwości skorzystania z zewnętrznego kanału zgłoszeń (Rzecznik Praw Obywatelskich, właściwe organy nadzoru).
Przed wdrożeniem procedury pracodawca musi skonsultować jej projekt z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Na konsultacje przysługuje co najmniej 5 dni roboczych.
Zakaz działań odwetowych — co grozi za naruszenie ochrony sygnalisty
Ustawa wprowadza bezwzględny zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów. Działaniami odwetowymi są:
- wypowiedzenie umowy o pracę lub zmiana warunków zatrudnienia na niekorzyść,
- degradacja, pominięcie przy awansie lub podwyżce,
- nękanie, zastraszanie, wykluczenie z życia firmy,
- ujawnienie tożsamości sygnalisty bez jego zgody,
- negatywna ocena wyników pracy bez uzasadnionej przyczyny,
- odmowa udzielenia referencji lub wystawienie negatywnej referencji.
Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy: to pracodawca musi udowodnić, że niekorzystne działanie wobec sygnalisty nie było spowodowane zgłoszeniem. Domniemanie działa na korzyść sygnalisty.
Sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe, ma prawo do odszkodowania — nie mniej niż równowartość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (ogłaszanego przez GUS). Górna granica odszkodowania nie jest określona w ustawie.
Jakie naruszenia można zgłaszać — zakres ustawy
Ustawa obejmuje zgłoszenia naruszeń prawa w obszarach:
- prawa zamówień publicznych i pomocy publicznej,
- przepisów finansowych, rachunkowości i audytu,
- prawa ochrony środowiska,
- prawa żywnościowego i bezpieczeństwa produktów,
- ochrony danych osobowych (RODO),
- prawa konkurencji i ochrony konsumentów,
- bezpieczeństwa produktów i transportu,
- prawa pracy i BHP — w zakresie wskazanym ustawą.
Polska rozszerzyła zakres ochrony szerzej niż wymagała dyrektywa UE — ustawa chroni też zgłoszenia dotyczące korupcji i naruszeń etyki, jeśli pracodawca zdecyduje się na takie rozszerzenie w swojej procedurze wewnętrznej.
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny — to sygnał dla pracowników, że firma bierze compliance poważnie i że etyczne zachowanie jest nagradzane, a nie karane. Zamiast traktować tę regulację jak uciążliwy obowiązek, potraktuj ją jako szansę na zbudowanie kultury transparentności. Umów konsultację w Kancelarii Radcy Prawnego Joanna Cenkier w Lublinie — przeprowadzimy Twój projekt wdrożenia od regulaminu po szkolenie pracowników.
Powiązane strony