Regulamin pracy zdalnej 2025: Obowiązkowe elementy po nowelizacji Kodeksu pracy

Praca zdalna na stałe weszła do polskiego prawa pracy 7 kwietnia 2023 roku, kiedy w życie wszedł nowy rozdział IIc Kodeksu pracy (art. 67¹⁸ do 67³⁴ KP), zastępując dotychczasowe, tymczasowe regulacje covidowe. Dla pracodawców oznacza to konkretny obowiązek: jeśli w firmie pracuje choćby jedna osoba zdalnie - stale, hybrydowo lub okazjonalnie - trzeba mieć formalny dokument regulujący zasady tej pracy. Ten poradnik wyjaśnia, co musi zawierać taki regulamin (lub porozumienie), jakie są obowiązkowe elementy i jakich błędów unikać.

Czym jest praca zdalna w rozumieniu Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 67¹⁸ KP praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przepisy wyróżniają kilka wariantów pracy zdalnej:

Praca zdalna całkowita - pracownik wykonuje wszystkie obowiązki zdalnie
Praca zdalna hybrydowa - pracownik częściowo pracuje zdalnie, częściowo w miejscu pracy
Praca zdalna okazjonalna - do 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika, bez konieczności szczegółowego formalizowania w takim stopniu jak praca zdalna "stała"

Podstawa prawna wprowadzenia pracy zdalnej

Praca zdalna może być uzgodniona:

Przy zawieraniu umowy o pracę - jako element samej umowy
W trakcie zatrudnienia - z inicjatywy pracodawcy albo pracownika, w formie zmiany warunków pracy
Na polecenie pracodawcy - w szczególnych przypadkach określonych w ustawie (np. stan nadzwyczajny, zagrożenie epidemiczne, siła wyższa), gdy pracownik złoży oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej

Obowiązkowe elementy regulaminu pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (organizacjami związkowymi), a jeżeli nie dojdzie do zawarcia takiego porozumienia - w regulaminie ustalonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Regulamin lub porozumienie musi zawierać następujące elementy.

1. Grupa pracowników objętych pracą zdalną i zasady jej wykonywania

Dokument powinien precyzować, którzy pracownicy mogą wykonywać pracę zdalną oraz w jakim zakresie - stałą, hybrydową, okazjonalną.

2. Zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną

Trzeba określić, w jaki sposób pracownik zdalny będzie się kontaktował z przełożonym i współpracownikami - kanały komunikacji (e-mail, telefon, aplikacje do komunikacji), oraz zasady potwierdzania obecności i dostępności w godzinach pracy.

3. Zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika zdalnego

Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, ale musi to robić zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie - z poszanowaniem prywatności pracownika i bez naruszania dóbr osobistych.

4. Zasady kontroli przestrzegania wymogów BHP

Regulamin musi określać zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym procedurę przeprowadzania takiej kontroli, z zastrzeżeniem że kontrola BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej (np. w mieszkaniu pracownika) odbywa się po uprzednim uzgodnieniu terminu z pracownikiem.

5. Zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych

Pracownik zdalny musi wiedzieć, jakie procedury obowiązują go w zakresie ochrony danych - zarówno danych firmowych, jak i osobowych klientów czy współpracowników, zgodnie z RODO.

6. Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych

Trzeba wskazać, kto odpowiada za serwisowanie komputera, telefonu czy innego sprzętu udostępnionego pracownikowi do pracy zdalnej, oraz jakie są procedury w przypadku awarii.

7. Zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu

Zgodnie z art. 67²⁴ KP pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją tych narzędzi, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych.

Obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych może być zrealizowany poprzez wypłatę:

Ekwiwalentu pieniężnego - obliczanego na podstawie rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika, lub
Ryczałtu - stałej kwoty, której wysokość odpowiada przewidywanym kosztom poniesionym przez pracownika

Wysokość ekwiwalentu albo ryczałtu musi uwzględniać normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz normy zużycia energii elektrycznej. Kwota ta nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu przepisów podatkowych (jest neutralna podatkowo), o ile odpowiada rzeczywistym/przewidywanym kosztom.

8. Zasady porozumiewania się w sprawach dotyczących wykonywania pracy zdalnej, w tym sposób potwierdzania obecności

9. Zasady współpracy z przedstawicielami pracowników lub organizacjami związkowymi

Praca zdalna na żądanie - kto ma prawo złożyć wniosek?

Art. 67¹⁹ KP wprowadza instytucję pracy zdalnej "na żądanie" - szczególne uprawnienie, z którego pracodawca może odmówić skorzystania tylko wtedy, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Z uprawnienia tego mogą skorzystać, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym:

Pracownica w okresie ciąży
Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
Pracownik sprawujący opiekę nad członkiem rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności
Pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (tzw. "ustawa za życiem")
Pracownik-rodzic dziecka posiadającego odpowiednio orzeczenie o niepełnosprawności, orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, albo orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

Pracodawca jest obowiązany, co do zasady, uwzględnić wniosek takiego pracownika - odmowa jest możliwa tylko z przyczyn organizacyjnych związanych z charakterem pracy lub jej organizacją, i musi być pracownikowi uzasadniona w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni od złożenia wniosku.

Praca zdalna okazjonalna - uproszczona forma

Art. 67³³ KP wprowadza instytucję pracy zdalnej okazjonalnej - najbardziej elastyczną formę, dostępną dla każdego pracownika (nie tylko dla grup uprzywilejowanych) w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Różnica względem "zwykłej" pracy zdalnej: do pracy okazjonalnej nie stosuje się części obowiązków, które obowiązują przy pracy zdalnej "stałej" - w szczególności nie trzeba zapewniać ekwiwalentu/ryczałtu za energię i internet w tym samym zakresie formalnym, co przy pracy zdalnej uregulowanej regulaminem. Praca okazjonalna jest traktowana jako uproszczony, krótkotrwały wyjątek, a nie stały model organizacji pracy.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika zdalnego

Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy

Zgodnie z art. 67²⁴ KP pracodawca zapewnia pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Strony mogą też uzgodnić, że pracownik będzie wykorzystywał własne materiały i narzędzia pracy, pod warunkiem że zapewniają one odpowiednie bezpieczeństwo i higienę pracy - w takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Szkolenie i pomoc techniczna

Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenie i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

BHP przy pracy zdalnej

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracodawca jest obowiązany odebrać od pracownika oświadczenie potwierdzające, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracownik ma prawo złożyć wniosek o przeprowadzenie przez pracodawcę kontroli w zakresie BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Kontrola taka odbywa się po uprzednim uzgodnieniu terminu z pracownikiem, w godzinach pracy pracownika, z poszanowaniem jego prywatności i sfery domowej.

Wypadki przy pracy zdalnej

Jeśli podczas wykonywania pracy zdalnej dojdzie do wypadku, stosuje się ogólne przepisy dotyczące wypadków przy pracy, z zastrzeżeniem specyfiki miejsca wykonywania pracy. Pracodawca ustala okoliczności i przyczyny wypadku, w tym - w razie potrzeby - z udziałem pracownika zdalnego, a zgłoszenie oraz dalsze postępowanie powypadkowe powinno następować niezwłocznie, zgodnie z ogólnymi zasadami wynikającymi z przepisów o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

Najczęstsze błędy w regulaminach pracy zdalnej

Błąd 1: Brak jasno określonych kosztów ekwiwalentu

Wielu pracodawców wpisuje do regulaminu ogólne sformułowanie "pracownikowi przysługuje ekwiwalent" bez wskazania konkretnej metody obliczania kwoty. To naraża na spory - ekwiwalent/ryczałt musi mieć jasno określony sposób kalkulacji, uwzględniający normy zużycia i ceny rynkowe.

Błąd 2: Pominięcie konsultacji z przedstawicielami pracowników

Regulamin wprowadzony jednostronnie, bez wymaganej konsultacji (lub próby zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi, jeśli działają w firmie), może zostać uznany za nieskuteczny.

Błąd 3: Nieprecyzyjne zasady kontroli

Zapisy typu "pracodawca może kontrolować pracownika w każdym czasie" bez dalszych ograniczeń mogą naruszać prywatność pracownika i być podstawą roszczeń.

Błąd 4: Brak procedury BHP dla pracy zdalnej

Pominięcie procedury odbierania oświadczenia o warunkach BHP przed dopuszczeniem do pracy zdalnej jest częstym niedopatrzeniem, które może skomplikować sytuację w razie wypadku.

Błąd 5: Mylenie pracy zdalnej okazjonalnej ze "stałą"

Firmy czasem stosują te same, pełne wymogi formalne do pracy okazjonalnej, co niepotrzebnie komplikuje proces, albo odwrotnie - traktują pracę zdalną "stałą" jak okazjonalną i pomijają obowiązkowe elementy regulaminu.

Checklist - co powinien zawierać Twój regulamin pracy zdalnej

Grupy pracowników objętych pracą zdalną i warunki jej wykonywania
Zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika
Zasady kontroli wykonywania pracy
Zasady kontroli BHP (z procedurą uzgadniania terminu)
Zasady ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji
Zasady serwisowania i inwentaryzacji sprzętu
Zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu (z metodą kalkulacji)
Procedura dla pracy zdalnej na żądanie (dla uprawnionych grup pracowników)
Procedura dla pracy zdalnej okazjonalnej (do 24 dni rocznie)
Potwierdzenie przeprowadzenia konsultacji lub zawarcia porozumienia ze stroną związkową/przedstawicielami pracowników

Podsumowanie

Regulamin pracy zdalnej to nie formalność do odhaczenia, a dokument, który - sporządzony nieprawidłowo - może skutkować sporami z pracownikami, kontrolami Państwowej Inspekcji Pracy i roszczeniami odszkodowawczymi. Kluczowe jest zachowanie zgodności z rozdziałem IIc Kodeksu pracy (art. 67¹⁸-67³⁴), precyzyjne określenie zasad ekwiwalentu/ryczałtu, prawidłowe rozróżnienie pracy zdalnej "stałej", "na żądanie" i "okazjonalnej", oraz przeprowadzenie wymaganych konsultacji przed wprowadzeniem regulaminu w życie.

Jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników zdalnych, a nie masz jeszcze sformalizowanego regulaminu - warto zrobić to możliwie szybko. Brak takiego dokumentu nie wyklucza wykonywania pracy zdalnej, ale znacząco utrudnia obronę w przypadku spory z pracownikiem lub kontroli PIP.

Regulamin pracy zdalnej — obowiązkowe elementy po nowelizacji KP