7 kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy o pracy zdalnej (art. 67¹⁸–67³³ KP), które zastąpiły tymczasowe regulacje covidowe. Pracodawcy, którzy nie zaktualizowali swoich regulaminów lub porozumień dotyczących pracy zdalnej, mogą działać niezgodnie z aktualnymi wymogami prawa. Nowe przepisy są bardziej szczegółowe, nakładają nowe obowiązki i dają pracownikom nowe prawa — które pracodawca musi respektować.
Podstawy prawne — regulamin, porozumienie lub polecenie
Praca zdalna może być wykonywana na podstawie: (1) porozumienia z organizacją związkową (obowiązkowego przy posiadaniu ZZ); (2) regulaminu pracy zdalnej — jeśli nie ma ZZ lub ZZ nie zawarło porozumienia w terminie 30 dni; (3) polecenia pracodawcy — w sytuacjach nadzwyczajnych (stan klęski żywiołowej, stan epidemii, nadzwyczajne okoliczności); (4) porozumienia z pracownikiem — dla okazjonalnej pracy zdalnej (do 24 dni w roku).
Regulamin pracy zdalnej zastępuje stare regulaminy covidowe — jeśli firma przyjęła zasady pracy zdalnej podczas pandemii na podstawie art. 3 tarczy antykryzysowej, te przepisy przestały obowiązywać. Brak aktualnego regulaminu lub porozumienia oznacza brak podstawy prawnej do polecenia pracy zdalnej na stałe lub hybrydowo — co może być podważone przez pracownika lub PIP.
Obowiązkowe elementy regulaminu pracy zdalnej
Art. 67²⁰ KP wymienia obowiązkowe elementy regulaminu lub porozumienia dot. pracy zdalnej. Regulamin musi zawierać: (1) grupę pracowników objętych możliwością pracy zdalnej; (2) zasady ustalania miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika; (3) zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej; (4) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; (5) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i zwrotu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy; (6) zasady potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika; (7) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (ekwiwalent za energię elektryczną i internet).
Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia lub zwrotu kosztów pracy zdalnej: energii elektrycznej, dostępu do sieci (internetu), i innych niezbędnych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Może to robić przez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego, ryczałtu, lub przez zapewnienie pracownikowi sprzętu i dostępu. Art. 67²⁴ §3 KP zwalnia ekwiwalent z podatku i składek ZUS — o ile nie przekracza wartości rzeczywistych kosztów. Brak regulacji ekwiwalentu w regulaminie pracy zdalnej to poważna luka, która może rodzić roszczenia pracowników o zwrot kosztów.
Prawo pracownika do pracy zdalnej — kto może żądać?
Art. 67¹⁹ §6–7 KP wprowadza prawo do okazjonalnej pracy zdalnej dla: pracownika rodzica dziecka do 4 roku życia, pracownika sprawującego opiekę nad osobą niepełnosprawną w gospodarstwie domowym, pracownicy w ciąży, pracownika-rodzica dziecka do 15 roku życia jeśli jest jedynym rodzicem. Pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej tylko wtedy, gdy jest to niemożliwe ze względu na rodzaj pracy lub organizację pracy — i musi to uzasadnić na piśmie.
Regulamin pracy zdalnej powinien regulować procedurę wnioskowania o pracę zdalną, termin odpowiedzi pracodawcy i tryb odwołania od odmowy. Brak procedury lub nieterminiowe odpowiedzi na wnioski mogą rodzić roszczenia pracowników.
BHP przy pracy zdalnej — obowiązki pracodawcy
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy zdalnej — podobnie jak przy pracy stacjonarnej. Art. 67²⁸ KP nakłada na pracodawcę obowiązki: poinformowania pracownika na piśmie o zasadach BHP dla pracy zdalnej, przeprowadzenia (lub zlecenia) oceny ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej, wdrożenia środków zapobiegawczych. Pracownik musi złożyć oświadczenie, że zapoznał się z oceną ryzyka i warunki miejsca pracy zdalnej są zgodne z wymogami BHP.
Wypadek przy pracy zdalnej jest wypadkiem przy pracy, jeśli nastąpił w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych. Pracodawca jest zobowiązany do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, sporządzenia protokołu powypadkowego. Pracownik zdalny korzysta z takich samych praw jak pracownik stacjonarny w razie wypadku.
Przygotowujemy regulaminy pracy zdalnej zgodne z art. 67¹⁸–67³³ KP. Doradzamy w kwestii ekwiwalentów, kontroli i BHP przy pracy zdalnej. Obsługujemy pracodawców z Lublina i całej Polski. Kontakt: kancelaria@cenkier.pl.
Praktyczna rada: wdrożenie regulaminu pracy zdalnej krok po kroku
Regulamin pracy zdalnej należy: (1) sporządzić (lub zlecić przygotowanie kancelarii); (2) skonsultować z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników (30 dni); (3) po konsultacji — wprowadzić regulamin zarządzeniem pracodawcy; (4) doręczyć pracownikom na piśmie z potwierdzeniem odbioru; (5) zaktualizować umowy o pracę lub aneksy wskazujące miejsce wykonywania pracy (jeśli warunki pracy zdalnej są uzgodnione indywidualnie). Pamiętaj: okazjonalna praca zdalna nie wymaga regulaminu — wystarczy porozumienie z pracownikiem. Ale regulamin jest potrzebny dla pracy zdalnej stałej lub hybrydowej na żądanie pracodawcy.
Powiązane strony