PPWR w gastronomii i hotelach: Załącznik V w praktyce sieci HoReCa i jakie zapisy umów ochronią firmę

# PPWR w gastronomii i hotelach: Załącznik V w praktyce sieci HoReCa i jakie zapisy umów ochronią firmę

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 z 19 grudnia 2024 r. w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych (PPWR) dla wielu sieci restauracyjnych i hotelowych pozostaje wciąż tematem odległym. A tymczasem od 12 sierpnia 2026 r. przepisy rozporządzenia stosuje się bezpośrednio w Polsce, niezależnie od tego, czy uchwalona zostanie polska ustawa wdrażająca. To kluczowy fakt, który zmienia strategię planowania w branży HoReCa.

Branża hotelowa i gastronomiczna jest na te zmiany narażona szczególnie mocno ze względu na skalę stosowania opakowań jednorazowych. Od saszetki z majonezem na stoliku po miniaturkę żelu w łazience hotelowej: każde z tych opakowań jest przedmiotem zaostrzonych wymogów unijnych.

Od sierpnia 2026: obowiązki, które już obowiązują

PPWR weszło w życie 11 lutego 2025 r., ale poszczególne grupy przepisów aktywują się etapami. Od 12 sierpnia 2026 r. stosuje się m.in.:

Ograniczenie substancji PFAS w opakowaniach przeznaczonych do kontaktu z żywnością (art. 5 ust. 2). Progi: powyżej 25 ppb dla pojedynczej substancji PFAS, powyżej 250 ppb dla sumy PFAS (z pominięciem polimerów) oraz powyżej 50 ppm fluoru całkowitego (z uwzględnieniem polimerów).
Limit metali ciężkich w opakowaniu — suma ołowiu, kadmu, rtęci i chromu sześciowartościowego nie może przekraczać 100 mg/kg (art. 5).
Wymóg dokumentacji zgodności — podmiot wprowadzający opakowanie do obrotu na rynku UE musi dysponować dokumentacją techniczną (art. 38, Załącznik VII) oraz deklaracją zgodności UE (art. 39, Załącznik VIII). Dokumentacja obejmuje m.in. opis konstrukcji i składu materiałowego opakowania oraz wyniki badań potwierdzających spełnienie wymogów rozporządzenia.
Identyfikowalność podmiotów w łańcuchu dostaw — każdy uczestnik musi być w stanie wskazać, od kogo otrzymał opakowanie i komu je przekazał (wymóg analogiczny do zasad śledzenia stosowanych w prawie żywnościowym).

Dla sieci HoReCa oznacza to, że przy zamówieniach saszetek, miniaturek kosmetyków hotelowych czy pojemników na wynos dostawca powinien przedstawić potwierdzenie zgodności. Brak takiej dokumentacji to realne ryzyko administracyjne po stronie podmiotu, który wprowadza opakowanie do obrotu.

Cele reuse i refill: przygotowania zaczynają się dziś, nie w 2030 r.

Kiedy mówi się o PPWR w kontekście HoReCa, myśli się przede wszystkim o zakazach z Załącznika V, które zaczną obowiązywać 1 stycznia 2030 r. Jednak to nie jest pierwszy moment, w którym branża gastronomiczna będzie musiała się zmienić.

Obowiązki reuse i refill dla "finalnych dystrybutorów" (final distributors — restauracji, kawiarni, punktów cateringu serwujących napoje lub posiłki) pojawiają się dwa lata wcześniej:

Od 12 lutego 2027 r. — sieć HoReCa serwująca napoje lub gotowe posiłki na wynos musi umożliwić konsumentowi napełnienie własnego pojemnika (bring-your-own-container) bez dodatkowej opłaty i bez dyskryminacji (np. mniejszych porcji niż zwykle).
Od 12 lutego 2028 r. — dodatkowo obowiązek oferowania odbiorcy opcji otrzymania produktu na wynos w opakowaniu wielokrotnego użytku w ramach systemu reuse — też bez dodatkowej opłaty i bez mniej korzystnych warunków niż opakowanie jednorazowe.

To znacznie wcześniej niż główny zakaz z Załącznika V. Zmiana procesów operacyjnych (infrastruktura zwrotów, szkolenie personelu, negocjacja nowych dostawców) musi rozpocząć się już teraz, aby być gotowym do 2027 roku.

Problem w tym, że przestawienie sieci na opakowania zwrotne nie jest decyzją operacyjną z dnia na dzień. Wymaga:

zmiany formatów opakowań i dostawców,
infrastruktury zwrotów, mycia i obiegu opakowań,
przebudowy procesów w lokalach oraz szkolenia personelu,
przede wszystkim: umów zakupowych, które nie zwiążą sieci na lata formatami, które staną się nielegalne.

Cykl życia umowy ramowej z dostawcą opakowań to zwykle 2–4 lata. Umowy podpisywane dziś będą obowiązywać w momencie, w którym zakazy zaczną działać. To jest właściwy powód, żeby zająć się tematem teraz, a nie w 2029 r.

Od stycznia 2030: Załącznik V — konkretne zakazy dla HoReCa

Załącznik V do rozporządzenia wymienia formaty opakowań jednorazowych, których od 1 stycznia 2030 r. nie będzie można wprowadzać do obrotu (art. 25). Dla gastronomii i hotelarstwa najistotniejsze są:

Jednorazowe saszetki i porcje jednostkowe — sosy (majonez, musztarda, ketchup), przyprawy, cukier, śmietanka do kawy, oliwa, ocet, sól.
Jednorazowe opakowania na posiłki i napoje spożywane na miejscu w lokalu gastronomicznym (tam gdzie istnieje technicznie wykonalna alternatywa wielokrotnego użytku).
Jednorazowe miniaturki kosmetyków hotelowych — szampony, żele, balsamy w opakowaniach poniżej 50 ml.

Te kategorie stanowią rdzeń operacyjny wielu sieci HoReCa. Od 1 stycznia 2030 r. każda z nich będzie wyłączona z obrotu na rynku unijnym.

Osobno warto pilnować art. 24 PPWR (minimalizacja opakowań i zakaz opakowań zwodniczych). Sam zakaz stosuje się już od 12 sierpnia 2026 r., natomiast liczbowy próg maksymalnie 50% pustej przestrzeni w opakowaniach zbiorczych, transportowych i wysyłkowych zaczyna obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2030 r. Metodyka obliczania wskaźnika pustej przestrzeni ma zostać doprecyzowana przez Komisję Europejską w akcie wykonawczym, który do dziś nie został przyjęty. Dla dostawców cateringowych i hurtowych zaopatrujących sieci HoReCa oznacza to realne ryzyko kontrolne już teraz, ale bez ostatecznie znanej formuły obliczeniowej.

Wyjątek dla mikroprzedsiębiorstw: rozporządzenie dopuszcza możliwość zwolnienia mikroprzedsiębiorstw z części obowiązków dotyczących ponownego użycia. To jednak rozwiązanie fakultatywne, a nie automatyczne wyłączenie — jego zakres w Polsce zależy od ostatecznego kształtu ustawy wdrażającej. Małe lokale nie powinny zakładać bezwarunkowego zwolnienia.

Odpowiedzialność w łańcuchu dostaw — ryzyko dla sieci

To punkt, w którym wiele sieci restauracyjnych i hotelowych popełnia błąd. Zgodnie z konstrukcją PPWR podmiot, który wprowadza opakowanie na rynek UE — w tym importer sprowadzający je spoza Unii (art. 18 PPWR) — odpowiada wobec organów nadzoru za jego zgodność z wymogami rozporządzenia. Praktycznie: jeśli sieć restauracyjna sprowadza saszetki z Azji we własnym imieniu, to sieć ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność. Odpowiedzialności publicznoprawnej nie da się przenieść samą treścią umowy na dostawcę spoza UE — organ krajowy i tak sięgnie po podmiot obecny na rynku polskim. Umowa może natomiast regulować rozliczenia finansowe między stronami, czyli to, kto ostatecznie poniesie koszt.

Jeśli WIOŚ, GIOŚ lub Inspekcja Handlowa ustali niezgodność opakowania (brak dokumentacji, zawartość PFAS powyżej limitu, brak wymaganej oceny przydatności do recyklingu), konsekwencje administracyjne dotkną podmiotu krajowego, a nie zagranicznego producenta. Jeżeli sieć kupuje od polskiego dystrybutora, rolę wprowadzającego pełni co do zasady dystrybutor — ale sieć nadal pozostaje adresatem obowiązków wynikających z jej własnej roli w łańcuchu. To rozróżnienie powinno wynikać wprost z umowy.

Skalę ryzyka wyznaczy polska ustawa wdrażająca. W projekcie UC100 (nowelizacja ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi), będącym wciąż na etapie prac legislacyjnych, przewidziano administracyjne kary pieniężne sięgające 1 000 000 zł — m.in. za brak wpisu lub brak aktualizacji danych w rejestrze BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami) oraz za naruszenia wymogów materialnych PPWR: stosowanie substancji objętych ograniczeniami, brak dokumentacji technicznej czy niezgodność opakowania z wymogami projektowania.

Widełki i katalog naruszeń mogą się jeszcze zmienić — dopóki ustawa nie zostanie uchwalona, żadna konkretna kwota nie jest ostateczna.

Obok kar pieniężnych możliwe są sankcje rynkowe: zakaz wprowadzania opakowań do obrotu, wycofanie z rynku, a w przypadku importu — zatrzymanie towaru na granicy przez Krajową Administrację Skarbową.

To zmienia układ sił w negocjacjach umownych.

Pułapki praktyczne, które trzeba wyeliminować z umów

Założenie, że „poczekamy na polską ustawę" — projekt UC100 (nowelizacja ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi) na dzień publikacji tego tekstu nie został uchwalony. Rozporządzenie unijne PPWR obowiązuje niezależnie od tego, czy i kiedy UC100 wejdzie w życie. Środki nadzoru rynku (żądanie dokumentacji, wycofanie z rynku, zakaz udostępniania) mogą być stosowane już od 12 sierpnia 2026 r. na podstawie samego rozporządzenia. Umowy muszą to odzwierciedlać, zamiast czekać na polskie przepisy.
Brak dokumentacji od dostawców, szczególnie importerów z Azji. Umowa powinna wprost wymagać deklaracji zgodności UE oraz danych o PFAS i zawartości recyklatu przed dostawą. Brak dokumentacji to podstawa do zwrotu partii bez kosztów dla sieci.
Mylenie terminu głównego zakazu (2030) z obowiązkami reuse (2027–2028) — wiele sieci sądzi, że przygotowania mogą czekać do 2030 r. W rzeczywistości obowiązki bring-your-own-container i opcja reuse zaczynają się w 2027 i 2028 r. Zmiana procesów i dostawców musi się zacząć teraz. To powinno być zapisane w umowach jako termin renegocjacji.
Brak klauzuli o zakazach z Załącznika V — zamówienia na formaty objęte zakazem od 2030 r. powinny wygasać automatycznie albo podlegać renegocjacji. To trzeba zapisać już dziś.
Zapasy magazynowe — partie kupione przed wejściem kolejnych wymogów, a sprzedawane później. Kto odpowiada za „stare" zapasy i kto ponosi koszt ich wycofania? Status prawny powinien być wyraźnie określony.
Model franczyzowy bez jasnego podziału odpowiedzialności — centrala i franczyzobiorca mogą różnie rozumieć, kto odpowiada za zgodność opakowań. To typowe źródło sporów. W umowach sieciowych (franczyza, łańcuchy) trzeba wyraźnie określić, kto kupuje opakowania, kto weryfikuje dokumentację, kto szkoli personel.

Jak się chronić: klauzule, które mają znaczenie

Umowa z dostawcą opakowań powinna zawierać:

Klauzulę dokumentacyjną — dostawca zobowiązuje się dostarczać i aktualizować deklarację zgodności UE, dokumentację techniczną oraz dane o PFAS, metalach ciężkich i recyklowalności. Brak dokumentacji uprawnia do zwrotu partii bez kosztów.
Klauzulę dostosowania do harmonogramu PPWR — umowa automatycznie podąża za kolejnymi terminami stosowania przepisów; zamówienia na formaty objęte przyszłym zakazem wygasają lub podlegają renegocjacji.
Klauzulę odpowiedzialności odszkodowawczej — dostawca pokrywa w pełni koszty kar administracyjnych, wycofania z rynku, postępowań i roszczeń odbiorców, jeżeli niezgodność wynika z jego opakowania.
Prawo do audytu i weryfikacji łańcucha dostaw — możliwość sprawdzenia dokumentacji u dostawcy, prześledzenia pochodzenia opakowań (identyfikowalność w łańcuchu dostaw) oraz weryfikacji, że dostawca dysponuje dokumentacją techniczną i deklaracją zgodności UE. Prawo do inspekcji (jeśli dotyczy) u producenta lub importera opakowań.
Prawo wypowiedzenia w razie zmiany otoczenia regulacyjnego — bez kar umownych, gdy zmiana przepisów czyni dalsze wykonywanie umowy nieopłacalnym lub niezgodnym z prawem.

Te klauzule przesuwają ryzyko z sieci restauracyjnej lub hotelowej na dostawcę, czyli tam, gdzie realnie powstaje.

Działajcie, zanim pojawi się kontrola

Sieć HoReCa, która czeka na uchwalenie polskiej ustawy albo na rok 2030, kumuluje ryzyko zamiast nim zarządzać. Rozporządzenie PPWR jest stosowane od 12 sierpnia 2026 r. i kontrole mogą rozpocząć się w każdej chwili.

Niezależnie od tego, czy wasi dostawcy przygotowali się do zmian, odpowiedzialność wobec organu spoczywa na waszym biznesie. To moment na przegląd umów, rozmowy z dostawcami i przygotowanie operacyjne do obowiązków reuse i refill z lat 2027–2028 oraz do zakazów z Załącznika V, które zaczną obowiązywać od 2030 r.

Renegocjacja umów zakupowych HoReCa — pierwsza linia obrony

Nie czekaj na kontrolę. Jeśli prowadzisz sieć restauracyjną, kawiarnię, hotel lub firmę cateringową, porozmawiajmy o renegocjacji umów z dostawcami opakowań. Pomożemy zidentyfikować ryzyka, przygotować klauzule PPWR, zmapować terminy i ograniczyć odpowiedzialność.

Kancelaria Radcy Prawnego Joanna Cenkier zajmuje się prawem opakowań: PPWR, dotychczasowym reżimem dyrektywy 94/62/WE oraz krajowymi przepisami wdrażającymi. Pracujemy z sieciami HoReCa, importerami i dystrybutorami.

Umów się na konsultację prawną online lub w biurze. Pierwsza rozmowa analityczna bez zobowiązań.