W 2023 roku organy podatkowe wydały ponad 2400 decyzji obciążających nabywców solidarną odpowiedzialnością za VAT niezapłacony przez sprzedawców. Kwoty sięgały od kilkunastu do kilku milionów złotych. To nie jest ryzyko czysto teoretyczne – działy zakupów i finansowe wielu firm regularnie nieświadomie tworzą warunki do odpowiedzialności solidarnej.
Na czym polega solidarna odpowiedzialność nabywcy za VAT sprzedawcy
Instytucja solidarnej odpowiedzialności nabywcy za VAT sprzedawcy uregulowana jest w art. 105a ustawy o podatku od towarów i usług. Stanowi ona, że podatnik, na rzecz którego dokonano dostawy towarów wrażliwych (określonych w załączniku nr 13 do ustawy), odpowiada solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległości podatkowe w VAT w części proporcjonalnej do wartości nabytych towarów.
Odpowiedzialność ta powstaje, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:
- Towar należy do kategorii towarów wrażliwych (paliwa, stal, metale kolorowe, elektronika, tworzywa sztuczne i inne z załącznika nr 13)
- Nabycie nastąpiło od podmiotu, który w danym miesiącu nie był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub który wykreślono z rejestru VAT
- Wartość nabycia od tego samego dostawcy przekroczyła 50 000 zł w danym miesiącu
- Nabywca wiedział lub miał uzasadnione podstawy do przypuszczeń, że podatek wynikający z dostawy lub jej część nie zostanie wpłacony (klauzula winy)
Biała lista podatników VAT — jak z niej korzystać
Wykaz podatników VAT (potocznie: biała lista) dostępny jest pod adresem www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat. Uruchomiony w 2019 roku, zawiera informacje o wszystkich zarejestrowanych podatnikach VAT oraz ich rachunkach bankowych zgłoszonych do organu podatkowego.
Przed każdą płatnością powyżej 15 000 zł (próg związany z obowiązkiem płatności bezgotówkowych między przedsiębiorcami) powinieneś:
- Sprawdzić, czy kontrahent figuruje w wykazie jako czynny podatnik VAT
- Zweryfikować, czy rachunek bankowy, na który planujesz przelać pieniądze, widnieje w wykazie
- Zachować dowód weryfikacji – zrzut ekranu lub pobrany plik PDF z datą i wynikiem sprawdzenia
Jeżeli płacisz na rachunek nieujawniony w białej liście, możesz:
- Stracić prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu w CIT (do limitu 15 000 zł jest to możliwe, powyżej – nie)
- Narazić się na solidarną odpowiedzialność za VAT niezapłacony przez sprzedawcę
- Uniknąć negatywnych skutków przez złożenie zawiadomienia ZAW-NR do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni – to ratunkowy mechanizm, z którego mało kto korzysta na czas
Należyta staranność w VAT — co to znaczy w praktyce
Koncepcja należytej staranności nabywcy w VAT rozwinęła się w Polsce po wyroku TSUE w sprawie Axel Kittel (C-439/04) i kolejnych orzeczeniach trybunału. W skrócie: podatnik, który wiedział lub powinien był wiedzieć, że uczestniczy w transakcji stanowiącej nadużycie prawa podatkowego, traci prawo do odliczenia VAT naliczonego.
Ministerstwo Finansów wydało w 2018 roku „Metodykę w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych" – dokument opisujący zachowania, których oczekują organy podatkowe od rzetelnego nabywcy. Obejmuje on dwa etapy weryfikacji kontrahenta: przed pierwszą transakcją i w jej trakcie.
Przesłanki „powinien wiedzieć" – sygnały alarmowe wskazujące na ryzyko:
- Cena towaru znacznie poniżej cen rynkowych bez uzasadnienia
- Brak strony internetowej, siedziby, faktycznej działalności
- Kontrahent założony krótko przed transakcją bez historii
- Niespójność warunków płatności (np. brak rachunku firmowego, prośba o gotówkę)
- Brak odpowiedzi na pytania o dokumentację producenta lub importera towaru
- Intermedium (pośrednik bez logiki ekonomicznej w łańcuchu dostaw)
Mechanizm podzielonej płatności (split payment) jako tarcza ochronna
Mechanizm podzielonej płatności (MPP), uregulowany w art. 108a–108f ustawy o VAT, polega na tym, że nabywca przelewa wartość netto na rachunek bankowy sprzedawcy, a kwotę VAT – bezpośrednio na specjalny rachunek VAT sprzedawcy. Środki z rachunku VAT mogą być użyte przez sprzedawcę wyłącznie do regulowania zobowiązań VAT wobec urzędu skarbowego lub zapłaty VAT do własnych dostawców.
Zastosowanie MPP przy transakcjach obowiązkowych (towary i usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, powyżej 15 000 zł) wyłącza solidarną odpowiedzialność nabywcy. Ponadto MPP wyłącza dodatkowe zobowiązanie podatkowe w zakresie zaniżenia podatku naliczonego. To podwójna korzyść za cenę nieznacznego zaangażowania operacyjnego.
Procedura weryfikacji kontrahenta krok po kroku
Wdrożenie procedury due diligence kontrahenta nie wymaga dużych nakładów, a znacząco ogranicza ryzyko podatkowe. Rekomendowana procedura dla działu zakupów obejmuje:
- Sprawdzenie KRS/CEIDG i aktualnego statusu VAT w wykazie (przy każdej nowej transakcji i co kwartał dla stałych dostawców)
- Weryfikację rachunku bankowego w białej liście przed każdą płatnością powyżej 15 000 zł
- Archiwizację wyników weryfikacji (screenshot z datą) w systemie ERP lub folderze dokumentów
- Analizę nowych kontrahentów pod kątem sygnałów alarmowych przed zawarciem umowy
- Stosowanie MPP dla transakcji powyżej 15 000 zł, szczególnie w branżach wrażliwych
Jeśli Twoja firma nie ma wdrożonej procedury weryfikacji kontrahentów lub chcesz sprawdzić, czy istniejące procedury są wystarczające, kancelaria Joanna Cenkier w Lublinie przeprowadzi audyt i opracuje dokumentację wewnętrzną dostosowaną do Twojej branży. Umów konsultację – wdrożenie właściwej procedury jest kilkukrotnie tańsze niż obrona przed decyzją podatkową.
Powiązane strony