Wyobraźmy sobie firmę produkcyjną zatrudniającą część załogi na umowach zlecenia i część na kontraktach B2B, w której od lat wizyty inspekcji pracy kończyły się kilkoma uwagami do protokołu i tym samym niczym więcej. Od lipca 2026 taka sama kontrola może wyglądać zupełnie inaczej, ponieważ inspektor dysponuje dziś szerszym zestawem narzędzi niż jeszcze rok temu. To scenariusz hipotetyczny, ale odzwierciedla realną zmianę, przed którą stoi wiele firm korzystających z elastycznych form zatrudnienia.
Co konkretnie się zmieniło
Rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy obowiązujące od lipca 2026 roku dotyczy przede wszystkim trzech obszarów. Po pierwsze, inspektorzy zyskali łatwiejszy dostęp do dokumentacji dotyczącej współpracy w modelu B2B i umów cywilnoprawnych, co ma ułatwić wykrywanie ukrytego stosunku pracy bez konieczności czekania na skargę pracownika. Po drugie, wzmocniono uprawnienia w zakresie kontroli czasu pracy, w tym możliwość weryfikacji systemów ewidencji elektronicznej i porównania ich z rzeczywistą organizacją pracy, na przykład na podstawie logowań do systemów firmowych. Po trzecie, poszerzono katalog sytuacji, w których inspektor może nałożyć mandat bezpośrednio w trakcie kontroli, bez konieczności kierowania sprawy do dalszego postępowania.
Zmiana wpisuje się w szerszy trend uszczelniania rynku pracy wobec nadużywania umów cywilnoprawnych, o którym pisaliśmy już przy okazji tematu przekwalifikowania kontraktów B2B na etat.
Jak wygląda kontrola w praktyce po zmianach
Inspektor, wchodząc do firmy, może dziś żądać nie tylko standardowej dokumentacji kadrowej, ale też umów cywilnoprawnych i B2B zawartych z osobami faktycznie wykonującymi pracę na terenie zakładu, korespondencji dotyczącej organizacji czasu pracy takich osób, w tym maili i wiadomości z komunikatorów firmowych, jeśli dotyczą wyznaczania godzin czy zadań, oraz danych z systemów kontroli dostępu i logowań, które pozwalają zweryfikować rzeczywisty rozkład dnia pracy niezależnie od zapisów umownych.
Firmy, które do tej pory traktowały tę dokumentację jako sferę prywatną, poza zasięgiem kontroli PIP, powinny liczyć się z tym, że argument ten straci na sile, jeśli inspektor poweźmie podejrzenie ukrytego zatrudnienia.
Konsekwencje wykrycia nieprawidłowości
Ustalenia inspektora nie kończą się już wyłącznie na zaleceniach pokontrolnych. Nowe przepisy pozwalają na szybsze przekazywanie spraw do ZUS w celu przekwalifikowania umowy i naliczenia zaległych składek, nakładanie mandatów bezpośrednio na osoby odpowiedzialne za organizację pracy w firmie, jeśli stwierdzone naruszenia dotyczą czasu pracy lub bezpieczeństwa, oraz kierowanie powiadomień do organów podatkowych, jeśli w toku kontroli ujawnią się rozbieżności między dokumentacją a stanem faktycznym mogące wskazywać na nieprawidłowości podatkowe.
Skala konsekwencji zależy oczywiście od charakteru i skali naruszeń, ale sama liczba instytucji, do których trafiają dziś ustalenia z kontroli PIP, jest wyraźnie większa niż jeszcze do niedawna.
Jak przygotować firmę na nowe zasady kontroli
Najskuteczniejszym zabezpieczeniem pozostaje uporządkowanie dokumentacji jeszcze przed wizytą inspektora. Warto przejrzeć umowy B2B i cywilnoprawne pod kątem cech wskazujących na ukryty stosunek pracy, upewnić się, że komunikacja z takimi osobami nie zawiera sformułowań typowych dla relacji pracowniczej, jak „grafik” czy „przełożony”, a także sprawdzić, czy systemy ewidencji czasu pracy dla pracowników etatowych są prowadzone rzetelnie i spójnie z rzeczywistością.
W wielu firmach dobrym rozwiązaniem okazuje się jednorazowy audyt prawny całej struktury zatrudnienia, przeprowadzony zanim zrobi to inspektor. Koszt takiego przeglądu bywa niewspółmiernie niższy niż konsekwencje przekwalifikowania kilkunastu umów naraz.