KSeF: faktury korygujące i zaliczkowe w praktyce - gdzie firmy najczęściej popełniają błędy po pierwszych miesiącach obowiązkowego fakturowania

Dział księgowości firmy handlowej wystawia w KSeF fakturę korygującą, zmniejszającą podstawę opodatkowania z powodu udzielonego rabatu potransakcyjnego. Rozlicza obniżenie VAT w miesiącu, w którym nabywca formalnie potwierdził odbiór korekty - tak jak robił to przez lata, zanim KSeF stał się obowiązkowy. Podczas kontroli okazuje się, że zgodnie z aktualnymi zasadami rozliczania faktur ustrukturyzowanych, obniżenie podstawy opodatkowania powinno było nastąpić już w okresie wystawienia faktury korygującej w KSeF - nie w okresie potwierdzenia jej odbioru, którego wymóg w tym trybie po prostu nie ma zastosowania. Firma rozliczyła VAT w niewłaściwym okresie, co wymaga korekty deklaracji.

Kilka miesięcy funkcjonowania obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur pokazało, że to właśnie faktury korygujące oraz faktury zaliczkowe, a nie standardowe faktury sprzedażowe, generują najwięcej wątpliwości i błędów księgowych. Wynika to z faktu, że KSeF zmienił dotychczasowe, wieloletnie zasady dotyczące momentu rozliczenia korekty in minus, a jednocześnie wprowadził nowe wymogi formalne dotyczące numeracji i powiązywania dokumentów, do których wiele systemów księgowych i przyzwyczajeń pracowników wciąż się dostosowuje.

Podstawa prawna: zasady rozliczania korekt w systemie faktur ustrukturyzowanych

Podstawowe zasady dotyczące obniżenia podstawy opodatkowania w związku z korektą reguluje art. 29a ust. 13-16 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z ogólną zasadą wprowadzoną nowelizacją upraszczającą rozliczanie korekt in minus (obniżających podstawę opodatkowania), podatnik obniża podstawę opodatkowania oraz podatek należny za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania i warunki te zostały spełnione.

Istotna zmiana dla podatników wystawiających faktury korygujące w KSeF polega na tym, że zgodnie z art. 29a ust. 15 pkt 1 ustawy o VAT, warunku posiadania dokumentacji uzgodnieniowej nie stosuje się w przypadku, gdy faktura korygująca została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur - sam fakt wystawienia faktury korygującej w KSeF, gdzie nabywca automatycznie uzyskuje do niej dostęp poprzez system, zastępuje dotychczasowy wymóg gromadzenia dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty. To istotne uproszczenie proceduralne, ale też źródło błędów u podatników wciąż stosujących stare nawyki rozliczeniowe sprzed wejścia w życie tej zmiany.

Zgodnie ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (FA(3)), faktura korygująca wystawiana w KSeF musi zawierać numer identyfikujący w systemie KSeF fakturę pierwotną, której dotyczy korekta (lub, w określonych przypadkach przejściowych, inne dane jednoznacznie identyfikujące fakturę korygowaną) - jego brak lub błędne wskazanie uniemożliwia systemowi i kontrahentowi prawidłowe powiązanie korekty z fakturą pierwotną, co utrudnia lub uniemożliwia prawidłowe rozliczenie transakcji przez obie strony.

W zakresie faktur zaliczkowych, zasady rozliczania pozostają oparte na art. 19a ust. 8 ustawy o VAT (obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki, w odniesieniu do otrzymanej kwoty), jednak w KSeF istotne znaczenie ma prawidłowe powiązanie faktury końcowej (rozliczeniowej) z wcześniej wystawionymi fakturami zaliczkowymi poprzez wskazanie ich numerów KSeF, tak aby uniknąć podwójnego opodatkowania tej samej kwoty - raz jako zaliczki, drugi raz jako części ceny wykazanej na fakturze końcowej bez pomniejszenia o rozliczone zaliczki.

Trzy najczęstsze błędy przy korektach i zaliczkach w KSeF

Stosowanie starych zasad rozliczania korekty in minus

Część działów księgowości, przyzwyczajona do wieloletniej praktyki rozliczania obniżenia podstawy opodatkowania dopiero po uzyskaniu potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę (lub udokumentowaniu próby doręczenia), wciąż stosuje ten schemat mimo wystawiania faktur korygujących w KSeF, gdzie ten wymóg formalny nie ma zastosowania - prowadzi to do rozliczenia korekty w niewłaściwym, zwykle późniejszym niż prawidłowy, okresie rozliczeniowym.

Nieprawidłowe lub brakujące powiązanie faktury korygującej z fakturą pierwotną

Błędne wskazanie lub pominięcie numeru KSeF faktury pierwotnej na fakturze korygującej utrudnia jednoznaczną identyfikację korygowanej transakcji, co może skutkować odmową uwzględnienia korekty przez system po stronie nabywcy lub trudnościami w trakcie kontroli podatkowej przy odtwarzaniu historii rozliczeń danej transakcji.

Podwójne rozliczenie kwoty zaliczki na fakturze końcowej

Przy transakcjach rozliczanych etapowo, z wcześniej wystawionymi fakturami zaliczkowymi, błędem jest wystawienie faktury końcowej na pełną wartość transakcji bez pomniejszenia o kwoty netto i VAT rozliczone już na wcześniejszych fakturach zaliczkowych oraz bez wskazania numerów KSeF tych faktur zaliczkowych - prowadzi to do podwójnego wykazania części podstawy opodatkowania i zawyżenia podatku należnego.

Ryzyka dla przedsiębiorcy

Pierwszym ryzykiem jest rozliczanie korekt in minus w niewłaściwym okresie rozliczeniowym wskutek stosowania nieaktualnych już procedur wewnętrznych, wypracowanych przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF - skutkuje to koniecznością korekty deklaracji VAT i naliczeniem odsetek za zwłokę, mimo że sama transakcja i jej rozliczenie merytorycznie były prawidłowe.

Drugie ryzyko dotyczy nieprawidłowego oznaczania faktur korygujących numerem KSeF faktury pierwotnej, co utrudnia prawidłowe powiązanie dokumentów zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy faktury, zwłaszcza przy dużej liczbie transakcji i korekt rozliczanych w krótkim czasie.

Trzecie ryzyko to niewłaściwe rozliczenie zaliczek przy transakcjach wieloetapowych, prowadzące do podwójnego opodatkowania tej samej części ceny - zarówno jako zaliczki, jak i elementu faktury końcowej bez odpowiedniego pomniejszenia, co zawyża zobowiązanie podatkowe podatnika i wymaga późniejszej korekty.

Czwarte ryzyko dotyczy braku aktualizacji wewnętrznych procedur i szkolenia zespołu księgowego w związku ze zmianami zasad rozliczania korekt wprowadzonymi wraz z KSeF - firmy, które nie zaktualizowały swoich instrukcji wewnętrznych po wejściu w życie nowych zasad, systematycznie powielają te same błędy przy każdej kolejnej korekcie.

Przykład z praktyki

Firma dystrybucyjna ElektroMax Sp. z o.o. udzieliła jednemu ze swoich istotnych odbiorców rabatu potransakcyjnego za osiągnięcie określonego progu zakupów w kwartale, wystawiając w KSeF fakturę korygującą zmniejszającą podstawę opodatkowania o 45 000 złotych netto. Zgodnie z wieloletnią, wypracowaną jeszcze przed obowiązkowym KSeF procedurą wewnętrzną, dział księgowości ElektroMax rozliczył obniżenie podatku należnego dopiero w miesiącu, w którym otrzymał od odbiorcy pisemne potwierdzenie zapoznania się z korektą - czyli miesiąc później niż data faktycznego wystawienia faktury korygującej w KSeF.

Podczas kontroli podatkowej organ wskazał, że zgodnie z art. 29a ust. 15 pkt 1 ustawy o VAT, w przypadku faktury korygującej wystawionej w KSeF obniżenie podstawy opodatkowania powinno nastąpić w okresie rozliczeniowym, w którym faktura została wystawiona w systemie, a nie w okresie uzyskania dodatkowego, zbędnego już w tym trybie potwierdzenia od nabywcy. ElektroMax musiał skorygować deklarację VAT za właściwy miesiąc, co - mimo że ostateczna kwota zobowiązania podatkowego za dłuższy okres pozostawała bez zmian - wiązało się z dodatkową pracą administracyjną i ryzykiem odsetek za zwłokę w przypadku, gdyby korekta przesunęła zobowiązanie na niekorzyść podatnika w danym okresie.

Po tym doświadczeniu ElektroMax zaktualizował wewnętrzną procedurę rozliczania korekt, eliminując zbędny już wymóg oczekiwania na potwierdzenie od nabywcy i ustalając, że każda korekta in minus wystawiona w KSeF jest rozliczana w okresie jej wystawienia w systemie. Do najczęstszych błędów prowadzących do podobnych korekt należą:

• Stosowanie nieaktualnych, sprzed KSeF procedur rozliczania korekt wymagających potwierdzenia od nabywcy
• Nieaktualizowanie wewnętrznych instrukcji księgowych po wejściu w życie nowych zasad rozliczania korekt
• Błędne lub brakujące powiązanie numeru KSeF faktury korygowanej na fakturze korygującej
• Nieprawidłowe rozliczenie zaliczek na fakturze końcowej bez uwzględnienia wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych
• Brak szkolenia zespołu księgowego w zakresie zmian zasad rozliczania wprowadzonych wraz z obowiązkowym KSeF

Co zrobić krok po kroku, rozliczając korekty i zaliczki w KSeF

Aktualizacja procedur wewnętrznych

• Zweryfikuj, czy wewnętrzne procedury rozliczania korekt in minus zostały zaktualizowane zgodnie z zasadami dotyczącymi faktur wystawianych w KSeF.
• Wyeliminuj zbędny wymóg oczekiwania na potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę, jeśli faktura korygująca jest wystawiana w systemie KSeF.
• Wprowadź kontrolę poprawności wskazywania numeru KSeF faktury pierwotnej na każdej wystawianej fakturze korygującej.

Przy rozliczaniu transakcji z zaliczkami

• Weryfikuj przy wystawianiu faktury końcowej, czy uwzględniono pomniejszenie o wszystkie wcześniej wystawione faktury zaliczkowe wraz z ich numerami KSeF.
• Prowadź rejestr powiązanych faktur zaliczkowych i końcowych dla transakcji rozliczanych etapowo.

Checklista dla przedsiębiorcy

Techniczna zmiana o realnych skutkach podatkowych

Zmiana zasad rozliczania korekt in minus wprowadzona wraz z obowiązkowym KSeF to jedna z tych pozornie technicznych modyfikacji, które w praktyce wymagają realnej aktualizacji wewnętrznych procedur księgowych - firmy, które nie dostosowały swoich nawyków do nowych zasad, systematycznie rozliczają korekty w niewłaściwym okresie, generując niepotrzebne ryzyko podatkowe.

Czy Twoja księgowość ma już wypracowaną, w pełni zgodną z aktualnymi przepisami procedurę wystawiania korekt i rozliczania zaliczek w KSeF?