Kontrola w firmie oparta na analizie ryzyka: jak działa system, który decyduje, kogo skontrolują w pierwszej kolejności

Pracownik urzędu skarbowego pojawia się w Twojej firmie bez wcześniejszej zapowiedzi. Twierdzi, że ma prawo skontrolować dokumentację natychmiast. Twoi pracownicy, zaskoczeni i niepewni swoich praw, wpuszczają go i udostępniają wszystko, o co poprosi - nie wiedząc, że w wielu przypadkach organ miał obowiązek zawiadomić firmę o zamiarze wszczęcia kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem, a sama kontrola podlega ścisłym limitom czasowym zależnym od wielkości przedsiębiorstwa.

Coraz więcej organów kontrolnych w Polsce - od administracji skarbowej, przez Państwową Inspekcję Pracy, po sanepid i inspekcję handlową - opiera typowanie podmiotów do kontroli na analizie ryzyka, a nie na przypadkowym doborze. Oznacza to, że firmy o określonym profilu (np. branża, historia rozliczeń, sygnały z systemów analitycznych typu STIR) trafiają do kontroli częściej niż statystyczny przeciętny podmiot. Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: warto rozumieć zarówno logikę, według której firmy są typowane do kontroli, jak i gwarancje proceduralne, które chronią go, gdy kontrola już się rozpocznie.

Podstawa prawna: Prawo przedsiębiorców i zasady prowadzenia kontroli

Zasady prowadzenia kontroli działalności gospodarczej reguluje rozdział 5 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (art. 45-65), będącej częścią tzw. Konstytucji Biznesu. Przepisy te mają charakter ogólny i stosuje się je do kontroli prowadzonych przez większość organów administracji publicznej, o ile przepisy szczególne (np. Ordynacja podatkowa w zakresie kontroli celno-skarbowej) nie stanowią inaczej.

Zgodnie z art. 48 Prawa przedsiębiorców, organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli, a kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w tym terminie, wymaga to ponownego zawiadomienia. Od tej zasady istnieją wyjątki określone w art. 48 ust. 11 Prawa przedsiębiorców - m.in. gdy kontrola jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego, lub gdy ratyfikowana umowa międzynarodowa albo przepisy prawa Unii Europejskiej stanowią inaczej.

Kolejnym filarem ochrony przedsiębiorcy są limity czasu trwania kontroli, określone w art. 55 Prawa przedsiębiorców, uzależnione od wielkości przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców (mikro, mały, średni, inny). Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać, w zależności od kategorii wielkości firmy, limitów wyrażonych w dniach roboczych - od 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców po 48 dni roboczych dla dużych przedsiębiorców.

Art. 51 Prawa przedsiębiorców wprowadza zasadę, zgodnie z którą, co do zasady, u jednego przedsiębiorcy nie prowadzi się więcej niż jednej kontroli w tym samym czasie - a jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność w więcej niż jednym zakresie, zasada ta odnosi się do kontroli w danym zakresie działalności. Przepis ten ma zapobiegać sytuacji, w której przedsiębiorca musi jednocześnie obsługiwać kilku kontrolerów z różnych organów, co paraliżowałoby bieżącą działalność firmy.

Jak działa typowanie firm do kontroli na podstawie analizy ryzyka

Systemy analityczne administracji skarbowej

Krajowa Administracja Skarbowa od lat wykorzystuje zaawansowane narzędzia analityczne do typowania podmiotów do kontroli, w tym system teleinformatyczny izby rozliczeniowej (STIR), analizujący przepływy na rachunkach bankowych przedsiębiorców pod kątem wskaźnika ryzyka wykorzystywania sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych, uregulowany w Dziale IIIB Ordynacji podatkowej. Im wyższy automatycznie wyliczony wskaźnik ryzyka danego podmiotu, tym większe prawdopodobieństwo typowania go do kontroli lub - w skrajnych przypadkach - blokady rachunku bankowego na podstawie art. 119zv Ordynacji podatkowej.

Kryteria ryzyka publikowane przez organy kontroli

Zgodnie z art. 47 ust. 4 Prawa przedsiębiorców, kontrola powinna być przeprowadzana w sposób sprawny i niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy, a organy kontroli, przygotowując roczne plany kontroli, w praktyce coraz częściej uwzględniają analizę ryzyka jako podstawę doboru podmiotów - premiując do kontroli branże i podmioty o podwyższonym ryzyku nieprawidłowości, a odciążając od kontroli podmioty o niskim ryzyku i dobrej historii rozliczeń.

Znaczenie historii dotychczasowych kontroli i rozliczeń

Praktyka pokazuje, że podmioty z historią rzetelnych rozliczeń podatkowych, terminowego składania deklaracji i brakiem istotnych nieprawidłowości w poprzednich kontrolach są statystycznie rzadziej typowane do kolejnych kontroli niż podmioty z historią korekt, zaległości czy wcześniej stwierdzonych nieprawidłowości. To dodatkowy argument za utrzymywaniem wysokiej jakości dokumentacji i terminowości rozliczeń - nie tylko ze względu na uniknięcie sankcji, ale również jako czynnik obniżający profil ryzyka firmy w oczach organów kontrolnych.

Ważna zasada prawna: Zgodnie z art. 55 Prawa przedsiębiorców, łączny czas trwania wszystkich kontroli u jednego przedsiębiorcy w danym roku kalendarzowym jest limitowany w zależności od wielkości firmy - mikroprzedsiębiorca nie musi godzić się na kontrolę trwającą łącznie dłużej niż 12 dni roboczych w roku, chyba że zachodzi jeden z ustawowych wyjątków przewidzianych w art. 55 ust. 2.

Ryzyka dla przedsiębiorcy

Pierwszym ryzykiem jest bierne poddanie się kontroli bez weryfikacji jej formalnej podstawy. Wielu przedsiębiorców, obawiając się konfliktu z organem, wpuszcza kontrolerów i udostępnia dokumentację bez sprawdzenia, czy dochowano obowiązku zawiadomienia, czy nie przekroczono limitów czasowych z poprzednich kontroli w danym roku, czy nie zachodzi zakazana równoległość kontroli tego samego zakresu działalności.

Drugie ryzyko dotyczy nieprowadzenia rejestru kontroli. Zgodnie z art. 57 Prawa przedsiębiorców, przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Brak takiej dokumentacji utrudnia wykazanie, że limit czasu kontroli w danym roku został już wyczerpany, co osłabia pozycję przedsiębiorcy wobec kolejnego organu kontrolnego zgłaszającego się w tym samym roku.

Trzecie ryzyko to niewłaściwa reakcja na kontrolę prowadzoną z naruszeniem przepisów. Zgodnie z art. 59 Prawa przedsiębiorców, jeżeli kontrola jest prowadzona z naruszeniem przepisów prawa dotyczących kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorca może, w toku kontroli, złożyć sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania czynności przez organ kontroli - z zastrzeżeniem, że sprzeciw wnosi się na piśmie do organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli lub wystąpienia przesłanki do jego wniesienia, a wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych do czasu jego rozpatrzenia.

Czwarte ryzyko dotyczy wysokiego wskaźnika ryzyka w systemach analitycznych wynikającego z nieświadomych błędów formalnych - np. nietypowych, ale w pełni legalnych przepływów finansowych, które automatyczne systemy analityczne mogą oznaczyć jako podwyższone ryzyko, prowadząc do częstszego typowania do kontroli mimo braku rzeczywistych nieprawidłowości.

Ryzyko prawne: Zgodnie z art. 59 ust. 3 Prawa przedsiębiorców, sprzeciw wobec czynności kontrolnych trzeba wnieść w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli lub wystąpienia przesłanki jego wniesienia - przekroczenie tego terminu oznacza utratę możliwości skorzystania z tego środka ochrony w odniesieniu do danej kontroli.

Przykład z praktyki

Spółka MetalPro Sp. z o.o., producent komponentów metalowych zatrudniający 38 osób (kwalifikujący się jako mały przedsiębiorca), w ciągu jednego roku kalendarzowego była już przedmiotem kontroli podatkowej trwającej 9 dni roboczych. W październiku tego samego roku zgłosił się kolejny kontroler, tym razem z ramienia innego referatu tego samego urzędu, zapowiadając kontrolę dotyczącą tego samego zakresu rozliczeń VAT, która miała potrwać kolejne 10 dni roboczych.

Dział księgowości MetalPro, korzystając z prowadzonej zgodnie z art. 57 Prawa przedsiębiorców książki kontroli, wykazał, że łączny czas kontroli u przedsiębiorcy w danym roku kalendarzowym, przy kategorii małego przedsiębiorcy, nie może przekroczyć 18 dni roboczych - a planowana druga kontrola oznaczałaby przekroczenie tego limitu o jeden dzień roboczy. Na tej podstawie spółka, powołując się na art. 55 Prawa przedsiębiorców, zgłosiła organowi przekroczenie limitu, co skutkowało skróceniem drugiej kontroli do 9 dni roboczych, mieszczących się w dozwolonym rocznym limicie.

Do najczęstszych błędów, które prowadzą do utraty tego rodzaju ochrony proceduralnej, należą:

Brak prowadzenia lub nieaktualna książka kontroli w siedzibie firmy
Niesprawdzanie, czy zawiadomienie o kontroli zostało doręczone z zachowaniem ustawowego terminu 7-30 dni
Bierne poddawanie się kolejnym kontrolom bez zliczania łącznego czasu kontroli w danym roku kalendarzowym
Nieznajomość terminu 3 dni roboczych na wniesienie sprzeciwu wobec nieprawidłowo prowadzonej kontroli
Brak konsultacji z prawnikiem lub doradcą podatkowym już na etapie doręczenia zawiadomienia o kontroli

Co zrobić krok po kroku, gdy dostajesz zawiadomienie o kontroli

Przed rozpoczęciem kontroli

Zweryfikuj datę doręczenia zawiadomienia i porównaj ją z planowaną datą wszczęcia kontroli - musi mieścić się w przedziale 7-30 dni, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.
Sprawdź w książce kontroli, ile dni roboczych kontroli firma już "wykorzystała" w danym roku kalendarzowym, w odniesieniu do limitu właściwego dla kategorii wielkości przedsiębiorstwa.
Ustal, czy inny organ nie prowadzi już równolegle kontroli w tym samym zakresie działalności - termin: przed wpuszczeniem kontrolera, na podstawie zapisów w książce kontroli.

W trakcie kontroli

Sprawdź upoważnienie do przeprowadzenia kontroli okazywane przez kontrolującego i porównaj jego zakres z faktycznie wykonywanymi czynnościami.
Jeśli podejrzewasz naruszenie przepisów o kontroli, przygotuj i złóż sprzeciw w terminie 3 dni roboczych od wszczęcia kontroli lub wystąpienia przesłanki jego wniesienia.
Dokumentuj przebieg kontroli - godziny obecności kontrolerów, zakres żądanych dokumentów, wszelkie odstępstwa od zapowiedzianego zakresu.

Praktyczny krok: Załóż i na bieżąco aktualizuj książkę kontroli w swojej firmie, nawet jeśli dotąd tego nie robiłeś - to jedyny dokument, który pozwala w prosty sposób wykazać przed kolejnym organem, ile dni roboczych kontroli firma już "wykorzystała" w danym roku kalendarzowym, i skutecznie powołać się na przekroczenie ustawowego limitu.

Checklista dla przedsiębiorcy

Sprawdź, zanim wpuścisz kontrolerów do firmy:

Czy zawiadomienie o kontroli zostało doręczone w terminie 7-30 dni przed jej wszczęciem?
Czy prowadzisz aktualną książkę kontroli zgodnie z art. 57 Prawa przedsiębiorców?
Czy znasz limit czasu trwania kontroli właściwy dla kategorii wielkości Twojej firmy?
Czy sprawdziłeś, ile dni roboczych kontroli firma już wykorzystała w tym roku kalendarzowym?
Czy upewniłeś się, że nie toczy się równolegle inna kontrola w tym samym zakresie działalności?
Czy sprawdziłeś upoważnienie do kontroli i zakres wskazany w zawiadomieniu?
Czy wiesz, że masz 3 dni robocze na złożenie sprzeciwu wobec nieprawidłowo prowadzonej kontroli?
Czy masz wyznaczoną osobę w firmie odpowiedzialną za obsługę kontroli i kontakt z prawnikiem?
Czy Twoja historia rozliczeń i terminowości może wpływać na częstsze typowanie do kontroli?
Czy dokumentujesz przebieg każdej kontroli na bieżąco?

Znajomość procedury to realna przewaga

System typowania firm do kontroli w oparciu o analizę ryzyka będzie się dalej rozwijał, a organy kontrolne coraz sprawniej wykorzystują dane analityczne do priorytetyzowania podmiotów. Tym istotniejsza staje się znajomość gwarancji proceduralnych, które prawo przyznaje przedsiębiorcy niezależnie od tego, dlaczego akurat jego firma została wytypowana do kontroli.

Czy podczas ostatniej kontroli w Twojej firmie ktoś faktycznie sprawdził, czy organ dochował terminu zawiadomienia i nie przekroczył rocznego limitu czasu trwania kontroli?