Artykuł 25¹ Kodeksu pracy, wprowadzony nowelizacją z 25 czerwca 2015 r. (w życie od 22 lutego 2016 r.) i uzupełniony nowelizacją z 26 kwietnia 2023 r. wdrażającą dyrektywę 2019/1152/UE, ustanawia ograniczenia w stosowaniu umów o pracę na czas określony. Zawarcie czwartej umowy terminowej lub przekroczenie łącznego okresu 33 miesięcy zatrudnienia na czas określony u tego samego pracodawcy powoduje, że umowa ta jest z mocy prawa uważana za zawartą na czas nieokreślony. Pracodawca, który nie respektuje tych limitów, naraża się na roszczenie pracownika o ustalenie istnienia stosunku pracy na czas nieokreślony — ze wszystkimi konsekwencjami dla trwałości zatrudnienia.
Dokładne brzmienie ograniczeń z art. 25¹ KP
Artykuł 25¹ § 1 KP stanowi, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy. Ponadto łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Jeżeli okres zatrudnienia na czas określony przekracza 33 miesiące lub liczba zawartych umów terminowych jest wyższa niż trzy, uważa się, że pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony — od dnia następującego po upływie 33-miesięcznego okresu zatrudnienia lub od dnia zawarcia czwartej umowy.
Oba limity działają niezależnie — naruszenie któregokolwiek z nich skutkuje przekształceniem w umowę na czas nieokreślony. Jeśli pracownik zawarł trzy umowy terminowe, a łączny ich czas nie przekroczył 33 miesięcy — czwarta umowa jest już umową na czas nieokreślony z mocy prawa, niezależnie od woli stron. Analogicznie: nawet przy pierwszej umowie — jeśli strony zawarłyby umowę na czas np. 36 miesięcy, po upływie 33. miesiąca stosunek pracy staje się bezterminowy.
Do czasu 33 miesięcy wlicza się łączny czas zatrudnienia na podstawie umów terminowych między tymi samymi stronami — przerwy między umowami (jeśli nie prowadzą do zmiany pracodawcy) nie przerywają naliczania stażu. Wyjątek stanowi Uwaga: przerwy między umowami nie resetują biegu 33 miesięcy ani licznika 3 umów — art. 25¹ KP nie przewiduje takiego mechanizmu od nowelizacji z 22 lutego 2016 r.
Wyjątki od reguły — kiedy limity nie obowiązują
Artykuł 25¹ § 4 KP przewiduje szereg wyjątków, w których ograniczenia nie stosują się: zastępstwo nieobecnego pracownika; wykonywanie pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym; wykonywanie pracy przez okres kadencji; przypadki gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie — jeżeli zawarcie kolejnej umowy lub przedłużenie zatrudnienia terminowego jest w danym przypadku niezbędne do zaspokojenia rzeczywistego zapotrzebowania o obiektywnym lub dotyczącym pracy charakterze i jest to uzasadnione ze względu na określone warunki lub rodzaj pracy.
Ostatni wyjątek (obiektywne przyczyny) wymaga dopełnienia szczególnych formalności. Pracodawca musi zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy, wskazując przyczyny zawarcia kolejnej umowy terminowej mimo przekroczenia limitu. Brak zawiadomienia lub niezasadność wskazanych przyczyn może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową i podważeniem legalności umowy.
Wyjątek dotyczący zastępstwa jest szeroko stosowany w praktyce — ale wymaga, by umowa zastępstwa wyraźnie wskazywała, kogo zastępuje pracownik i z jakiego powodu. Ogólna wzmianka o „zastępstwie" bez wskazania konkretnej osoby nie spełnia wymagań art. 25¹ § 4 KP i może być kwestionowana przez sąd lub PIP.
Pracownik zatrudniony 1 marca 2023 r. na umowę 12-miesięczną, potem na 12-miesięczną, potem na 12-miesięczną — łącznie 36 miesięcy. Jednak od miesiąca 34. (grudzień 2025) umowa ta staje się z mocy prawa umową na czas nieokreślony. Pracodawca nie musi podpisywać nowego dokumentu — ale powinien pisemnie poinformować pracownika o zmianie rodzaju umowy, bo wiąże się to z rozszerzeniem ochrony (wymóg wskazania przyczyny wypowiedzenia, dłuższy okres wypowiedzenia).
Skutki przekształcenia — co zmienia się dla pracodawcy
Gdy umowa terminowa przekształca się w bezterminową, pracodawca zyskuje wszystkie obowiązki wynikające z art. 30 § 4 KP (obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia), wydłużony okres wypowiedzenia uzależniony od stażu u danego pracodawcy oraz konieczność konsultowania wypowiedzenia ze związkami zawodowymi. Pracownik może też zyskać ochronę z art. 39 KP (wiek przedemerytalny), jeśli spełnia jej warunki.
W razie sporu pracownik dochodzi ustalenia rodzaju umowy o pracę — powództwo o ustalenie z art. 189 KPC. Nie ma tu terminu prekluzyjnego 21 dni, lecz ogólne terminy przedawnienia. Sąd, stwierdzając przekształcenie umowy, nie zasądza odszkodowania z urzędu — ale pracownik może następnie wnieść odrębne powództwo, jeśli pracodawca rozwiązał umowę niezgodnie z przepisami dotyczącymi umów bezterminowych.
Pracodawca, który zdaje sobie sprawę, że przekroczył limit, powinien jak najszybciej formalnie potwierdzić zmianę rodzaju umowy. Przedłużające się niepewność co do charakteru stosunku pracy jest niekorzystna dla obu stron — i może prowadzić do wyższych kosztów w przypadku rozstania.
Planowanie zatrudnienia terminowego w granicach prawa
Jak legalnie zatrudniać pracownika na czas określony dłużej niż 33 miesiące? Możliwości jest kilka. Pierwsza: zatrudnienie na czas nieokreślony od początku — dla pracodawcy pewna, a pracownik traktuje to jako gwarancję stabilności i może być mniej skłonny do odejścia. Druga: skorzystanie z wyjątku zastępstwa lub pracy sezonowej, jeśli faktycznie spełniane są przesłanki. Trzecia: przerwy między umowami nie mają wpływu na bieg limitu 33 miesięcy ani licznika 3 umów — uwaga, unikanie zatrudnienia poprzez długie przerwy wiąże się z ryzykiem utraty pracownika.
Kancelaria Cenkier w Lublinie opracowuje dla pracodawców harmonogramy zatrudnienia terminowego z uwzględnieniem limitów ustawowych. Szczególnie ważne jest prawidłowe zarządzanie terminami dla pracowników o dłuższym stażu u tego samego pracodawcy — zestawienie dat i liczby umów powinno być monitorowane przez dział HR na bieżąco.
Umowa na zastępstwo — specyfika i pułapki
Umowa na zastępstwo to szczególna odmiana umowy terminowej, której czas trwania jest określony momentem powrotu zastępowanego pracownika. Nie podlega limitom z art. 25¹ KP (§ 4 pkt 1). Jednak istnieje ryzyko nadużycia: zawieranie kolejnych umów "na zastępstwo" dla pozornego obejścia limitów, bez faktycznej absencji konkretnego pracownika, może zostać zakwestionowane przez sąd lub Państwową Inspekcję Pracy.
Umowa na zastępstwo może trwać dowolnie długo — przez cały czas nieobecności zastępowanego. Rozwiązuje się automatycznie z dniem powrotu zastępowanego pracownika lub z chwilą, gdy staje się jasne, że powrót jest niemożliwy (np. śmierć, trwała niezdolność). Pracownik zatrudniony na zastępstwo może być zwalniany z zachowaniem 3-dniowego okresu wypowiedzenia — bez konieczności wskazywania przyczyny.
Nowelizacja 2023 — zmiany w porównaniu do poprzednich przepisów
Przed nowelizacją z 2023 r. limit wynosił 33 miesiące i trzy umowy terminowe — te parametry nie zmieniły się. Zmieniły się natomiast regulacje dotyczące umów na okres próbny (wydłużenie do 6 miesięcy z opcją), wprowadzono nowe prawa do informacji dla pracowników terminowych oraz zaostrzono obowiązki informacyjne pracodawcy. Pracodawcy stosujący stare wzory umów i procedury z lat 2015–2022 powinni je zaktualizować — szczególnie w zakresie klauzul informacyjnych i pouczeń.
Pracodawcy stosujący umowy terminowe na skalę masową (np. sieci handlowe, produkcja) powinni przegląda swoje rejestry umów i monitorować zbliżanie się do limitów. Automatyczne alerty w systemach HR, ustawiane na np. 6 miesięcy przed limitem, dają czas na podjęcie decyzji: czy zatrudnić na stałe, czy zakończyć współpracę.
Powiązane strony