Jawność wynagrodzeń: widełki w ogłoszeniach i zakaz pytania o zarobki już obowiązują. Co jeszcze czeka na ustawę?

Publikujesz ogłoszenie o pracę bez podania widełek wynagrodzenia, tak jak robiłeś to od lat. Kandydat na rozmowie kwalifikacyjnej pyta wprost o zakres płacowy - odpowiadasz wymijająco, że "to zależy od doświadczenia", licząc na to, że najpierw pozna ofertę, a potem będzie negocjował z gorszej pozycji. Ten scenariusz, powszechny w polskich rekrutacjach od lat, od 24 grudnia 2025 roku jest w Polsce po prostu niezgodny z prawem - nie "kierunkiem zmian", tylko obowiązującym przepisem Kodeksu pracy.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 roku w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości poprzez mechanizmy przejrzystości wynagrodzeń miała zostać transponowana do prawa krajowego państw członkowskich do 7 czerwca 2026 roku. To, co jednak umyka wielu pracodawcom, to fakt, że Polska wdrożyła już KLUCZOWĄ CZĘŚĆ tych przepisów znacznie wcześniej i niezależnie od tego terminu - ustawą z dnia 4 czerwca 2025 roku nowelizującą Kodeks pracy, obowiązującą od 24 grudnia 2025 roku. Druga część reformy - dotycząca obowiązków raportowania luki płacowej - wciąż czeka na uchwalenie.

To rozróżnienie ma realne znaczenie biznesowe. Wielu przedsiębiorców słysząc, że "polska ustawa jeszcze nie weszła w życie", zakłada, że cały temat można odłożyć na później. Tymczasem część obowiązków już dziś podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i może być podstawą roszczeń pracowniczych. W tym artykule wyjaśniamy, co dokładnie już obowiązuje, a co dopiero czeka na uchwalenie, i jakie kroki warto podjąć już teraz.

Dwa etapy reformy: co już obowiązuje, a co dopiero czeka na ustawę

Dyrektywa 2023/970 opiera się na art. 157 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, ustanawiającym zasadę równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Nowością wprowadzaną przez dyrektywę nie jest sama zasada równości - obecna w prawie unijnym od dekad - lecz mechanizmy przejrzystości, które mają umożliwić jej realne egzekwowanie. Polski ustawodawca zdecydował się wdrażać te mechanizmy dwuetapowo.

Etap 1 - już obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku

Ustawa z 4 czerwca 2025 roku nowelizująca Kodeks pracy wprowadziła dwa konkretne, twarde obowiązki, które dotyczą KAŻDEGO pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych osób:

• obowiązek poinformowania kandydata o proponowanym wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale - w ogłoszeniu o pracę albo przed rozmową kwalifikacyjną,
• zakaz zadawania kandydatom pytań o wysokość wynagrodzenia otrzymywanego u poprzednich pracodawców.

To nie są zapowiedzi ani dobre praktyki na przyszłość - to obowiązujące od blisko trzech miesięcy przepisy Kodeksu pracy, których naruszenie może być podstawą roszczeń ze strony kandydatów i pracowników.

Etap 2 - projekt wciąż w toku prac legislacyjnych

Druga część reformy dotyczy obowiązków raportowania luki płacowej oraz prawa pracowników do żądania informacji o poziomach wynagrodzeń. Reguluje ją odrębny projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn (numer w wykazie prac legislacyjnych: UC127), opublikowany na stronach Rządowego Centrum Legislacji 16 grudnia 2025 roku i wciąż aktualizowany (ostatnia wersja z 29 kwietnia 2026 roku). Projekt przewiduje 6-miesięczne vacatio legis liczone od dnia ogłoszenia ustawy, a nie sztywny termin powiązany z 7 czerwca 2026 roku - realistycznie oznacza to wejście w życie nie wcześniej niż na przełomie 2026 i 2027 roku.

Dla pracodawców prywatnych oznacza to częściową niepewność prawną w zakresie tego drugiego etapu - formalnie krajowe przepisy o raportowaniu nie są jeszcze uchwalone, ale sądy pracy, orzekając w sprawach dotyczących równości wynagrodzeń, mogą już dziś sięgać do treści dyrektywy jako wskazówki interpretacyjnej przy stosowaniu istniejących przepisów Kodeksu pracy dotyczących zakazu dyskryminacji płacowej, w szczególności art. 18(3c) Kodeksu pracy, ustanawiającego prawo pracowników do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Co to oznacza w praktyce dla różnych grup pracodawców

Proces rekrutacyjny - obowiązek, nie opcja

Od 24 grudnia 2025 roku każdy pracodawca musi poinformować kandydata o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną - czy to w treści ogłoszenia, czy w inny sposób przed rozpoczęciem procesu negocjacji. Praktyka publikowania ogłoszeń bez jakiejkolwiek wzmianki o wynagrodzeniu, licząca na przewagę negocjacyjną wynikającą z asymetrii informacji, jest dziś po prostu niezgodna z prawem, niezależnie od wielkości firmy.

Równie twardym obowiązkiem jest zakaz zadawania kandydatom pytań o wysokość wynagrodzenia u poprzedniego pracodawcy. Praktyka ta, wciąż powszechna w polskich rekrutacjach, ma być całkowicie wyeliminowana - celem jest przerwanie mechanizmu, w którym niższe wynagrodzenie w przeszłości (często wynikające z dyskryminacji płacowej) automatycznie przekłada się na niższe wynagrodzenie w kolejnym miejscu pracy, utrwalając nierówności.

Obowiązki raportowania dla większych pracodawców - wciąż projekt

Docelowo (po uchwaleniu ustawy UC127) obowiązki raportowania luki płacowej będą zróżnicowane w zależności od wielkości zatrudnienia: najszersze obowiązki, w tym najczęstsze raportowanie, obejmą pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób, pośrednie - zatrudniających od 150 do 249 osób, a podstawowe - zatrudniających od 100 do 149 osób. Raportowanie ma obejmować m.in. lukę płacową między kobietami a mężczyznami w ujęciu ogólnym oraz w podziale na kategorie pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Te obowiązki, w przeciwieństwie do zasad rekrutacyjnych opisanych wyżej, NIE obowiązują jeszcze dzisiaj.

Projekt przewiduje, że jeśli raportowanie wykaże lukę płacową przekraczającą 5% w danej kategorii pracowników, której pracodawca nie jest w stanie uzasadnić obiektywnymi, niezwiązanymi z płcią kryteriami, powstanie obowiązek przeprowadzenia wspólnej z przedstawicielami pracowników oceny wynagrodzeń, mającej na celu identyfikację i skorygowanie nieuzasadnionych różnic.

Prawo pracowników do informacji

Niezależnie od progów zatrudnienia uruchamiających przyszłe obowiązki raportowe, projekt ustawy UC127 przyzna każdemu pracownikowi prawo do żądania od pracodawcy informacji o indywidualnym poziomie jego wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzeń, w podziale na płeć, dla kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. To uprawnienie, po uchwaleniu ustawy, będzie dostępne niezależnie od wielkości pracodawcy.

Ryzyka dla przedsiębiorcy

Pierwszym i najbardziej bezpośrednim ryzykiem jest błędne założenie, że skoro "polska ustawa wdrażająca dyrektywę jeszcze nie weszła w życie", cały temat można odłożyć na później. To podejście myli ze sobą dwa etapy reformy - zasady rekrutacyjne (widełki, zakaz pytania o historię wynagrodzeń) obowiązują od 24 grudnia 2025 roku, a ich naruszanie już dziś naraża firmę na roszczenia i kontrolę PIP.

Drugie ryzyko dotyczy firm działających w grupach kapitałowych z podmiotami w innych państwach członkowskich UE, gdzie transpozycja dyrektywy jest już bardziej zaawansowana. Niespójność polityk wynagrodzeń między polskim oddziałem a spółkami z grupy w innych krajach może rodzić problemy zarówno wizerunkowe, jak i praktyczne przy relokacji pracowników czy ujednolicaniu polityk HR na poziomie grupy.

Trzecie ryzyko to konsekwencje sporów pracowniczych dotyczących równości wynagrodzeń. Rosnąca świadomość pracowników co do zasady jawności wynagrodzeń zwiększa prawdopodobieństwo, że pracownicy będą kwestionować istniejące różnice płacowe, powołując się zarówno na już obowiązujące przepisy antydyskryminacyjne, jak i na kierunek zmian wynikający z prawa unijnego w zakresie jeszcze nieuchwalonych obowiązków raportowych.

Czwarte ryzyko dotyczy przygotowania do drugiego etapu reformy - projekt UC127 wymaga od państw członkowskich ustanowienia skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających sankcji za naruszenie obowiązków w zakresie przejrzystości wynagrodzeń, co po uchwaleniu ustawy może obejmować kary finansowe nakładane na pracodawców, którzy nie dostosują swoich praktyk rekrutacyjnych i raportowych do nowych wymogów.

Przykład z praktyki

Spółka BuildCore Sp. z o.o., firma budowlana zatrudniająca 180 osób, w tym część personelu inżynieryjnego i administracyjnego, od lat prowadziła rekrutacje bez podawania widełek wynagrodzenia w ogłoszeniach, negocjując indywidualnie z każdym kandydatem, i rutynowo pytała kandydatów o wysokość wynagrodzenia u poprzedniego pracodawcy - mimo że od 24 grudnia 2025 roku obie te praktyki są prawnie zakazane. Gdy jesienią 2026 roku pracownica działu projektowego, po rozmowie z koleżanką z branży zatrudnioną w spółce siostrzanej w Niemczech, dowiedziała się, że jej wynagrodzenie jest o 18% niższe niż wynagrodzenie kolegi na analogicznym stanowisku, wystąpiła z żądaniem informacji o strukturze wynagrodzeń w dziale, powołując się na art. 18(3c) Kodeksu pracy - a w toku sprawy ujawniono również, że firma od miesięcy łamała już obowiązujący zakaz pytania o wynagrodzenie u poprzedniego pracodawcy.

Spółka, nie mając uprzednio przygotowanej analizy struktury wynagrodzeń w podziale na kategorie stanowisk, nie była w stanie szybko i przekonująco wykazać obiektywnych podstaw różnicy płacowej. Sprawa trafiła do sądu pracy, a w toku postępowania ujawniono dodatkowe rozbieżności płacowe w innych działach oraz systematyczne naruszanie zakazu pytania o poprzednie zarobki w procesach rekrutacyjnych, co poza samym rozstrzygnięciem sądowym (odszkodowanie w wysokości wyrównania różnicy wynagrodzenia za okres trzech lat wstecz, łącznie 54 000 złotych) wywołało falę podobnych zapytań od innych pracowników, zainteresowanie Państwowej Inspekcji Pracy praktykami rekrutacyjnymi spółki oraz konieczność przeprowadzenia kosztownego, pełnego audytu wynagrodzeń w całej organizacji pod presją czasu i negatywnego rozgłosu wewnętrznego.

Najczęstsze błędy popełniane przez firmy w podobnej sytuacji:

• Dalsze prowadzenie rekrutacji bez widełek w ogłoszeniach i z pytaniami o poprzednie zarobki, mimo że od 24 grudnia 2025 roku jest to niezgodne z prawem
• Brak jakiejkolwiek wewnętrznej analizy struktury wynagrodzeń w podziale na kategorie stanowisk i płeć
• Poleganie wyłącznie na indywidualnych negocjacjach bez spójnej polityki wynagrodzeń
• Ignorowanie sygnałów płynących ze spółek powiązanych w krajach z bardziej zaawansowaną transpozycją dyrektywy
• Mylenie już obowiązujących zasad rekrutacyjnych z wciąż nieuchwalonymi obowiązkami raportowymi i traktowanie całego tematu jako odległego problemu "na później"
• Brak przygotowania działu HR do obsługi żądań informacji o wynagrodzeniach ze strony pracowników

Co zrobić krok po kroku

Zgodność z już obowiązującym prawem - działaj od razu

• Sprawdź WSZYSTKIE aktualnie publikowane ogłoszenia o pracę - jeśli nie zawierają widełek wynagrodzenia, to już dziś naruszenie Kodeksu pracy, nie kwestia dobrej praktyki na przyszłość.
• Natychmiast wyeliminuj z procesu rekrutacyjnego pytania o wysokość wynagrodzenia u poprzedniego pracodawcy - zastąp je pytaniami o oczekiwania finansowe kandydata względem nowej roli.
• Przeszkol dział HR i rekruterów w zakresie tych dwóch obowiązujących już zasad, żeby uniknąć sytuacji, w której poszczególni rekruterzy stosują niespójne, niezgodne z prawem praktyki.

Przygotowanie do etapu 2 - raportowanie luki płacowej

• Przeprowadź wewnętrzny audyt struktury wynagrodzeń w podziale na kategorie stanowisk i płeć, żeby zidentyfikować ewentualne nieuzasadnione różnice - termin: w ciągu najbliższych 2-3 miesięcy.
• Przygotuj obiektywne, udokumentowane kryteria różnicowania wynagrodzeń w ramach tej samej kategorii stanowisk (doświadczenie, kompetencje, zakres odpowiedzialności) - potrzebne będą zarówno w razie żądań informacyjnych ze strony pracowników, jak i po wejściu w życie ustawy UC127.
• Jeśli zatrudniasz co najmniej 100 osób, zacznij już teraz budować wewnętrzny proces zbierania danych potrzebnych do przyszłego raportowania luki płacowej, zamiast czekać na uchwalenie ustawy UC127.
• Jeśli firma działa w grupie kapitałowej z podmiotami w innych krajach UE, ujednolić podejście do transparentności wynagrodzeń na poziomie całej grupy, korzystając z doświadczeń krajów z bardziej zaawansowaną transpozycją.

Checklista dla przedsiębiorcy

Część obowiązków już obowiązuje - reszta jest kwestią czasu

Jawność wynagrodzeń w Polsce to nie jeden, odległy termin, tylko dwuetapowa reforma, z której pierwszy etap - widełki w ogłoszeniach i zakaz pytania o historię wynagrodzeń - obowiązuje już od 24 grudnia 2025 roku. Drugi etap, dotyczący raportowania luki płacowej, wciąż czeka na uchwalenie ustawy UC127, ale kierunek zmian jest jednoznaczny. Firmy, które już dziś dostosują procesy rekrutacyjne do obowiązującego prawa i przygotują się do przyszłego raportowania, unikną zarówno bieżącego ryzyka prawnego, jak i presji czasowej związanej z drugim etapem reformy.

Czy Twoja firma byłaby dziś w stanie wykazać, że jej ogłoszenia rekrutacyjne i pytania zadawane kandydatom są zgodne z obowiązującym od 24 grudnia 2025 roku Kodeksem pracy?