Elektroniczne podpisywanie umów: co jest prawnie wiążące?

W 2023 roku polskie sądy rozpatrzyły ponad 2400 spraw, w których jednym z kwestii spornych była ważność dokumentów podpisanych elektronicznie. Przedsiębiorcy coraz częściej pytają: czy umowa podpisana przez Autenti lub DocuSign ma taką samą moc jak tradycyjny dokument z odręcznym podpisem? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od rodzaju podpisu elektronicznego oraz charakteru zawieranej umowy.

Elektroniczne podpisywanie umów stało się standardem w obrocie gospodarczym. Przedsiębiorcy z Lublina i całej Polski codziennie zawierają transakcje bez konieczności osobistego spotkania. Problem pojawia się, gdy druga strona kwestionuje ważność takiej umowy lub gdy dokument musi zostać przedstawiony w sądzie. Nie każdy e-podpis ma taką samą wartość prawną.

Trzy rodzaje podpisu elektronicznego według rozporządzenia eIDAS

Podstawą prawną funkcjonowania podpisów elektronicznych w Polsce i całej Unii Europejskiej jest rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014). Wyróżnia ono trzy kategorie podpisów elektronicznych, które różnią się poziomem bezpieczeństwa i mocą dowodową.

Podpis elektroniczny zwykły to najszersza kategoria, obejmująca dane w postaci elektronicznej, które są powiązane z danymi podpisywanymi i służą do identyfikacji osoby podpisującej. W praktyce może to być nawet skan odręcznego podpisu wklejony do dokumentu PDF, zaznaczenie checkboxa "akceptuję" na stronie internetowej czy wpisanie kodu SMS. Taki podpis nie wymaga specjalnego certyfikatu ani weryfikacji tożsamości.

Podpis elektroniczny zaawansowany spełnia dodatkowe wymogi: jest jednoznacznie przyporządkowany do osoby podpisującej, umożliwia identyfikację tej osoby, jest sporządzany przy użyciu danych, których osoba podpisująca może użyć z dużym poziomem zaufania pod wyłączną swoją kontrolą, oraz jest powiązany z podpisywanymi danymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. Platformy takie jak Autenti czy DocuSign oferują właśnie ten typ podpisu w swoich podstawowych pakietach.

Podpis kwalifikowany to najwyższy poziom zabezpieczenia. Jest to podpis elektroniczny zaawansowany, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Zgodnie z art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Kiedy podpis kwalifikowany jest obligatoryjny

Polskie prawo wymaga zachowania formy szczególnej dla niektórych czynności prawnych. Art. 78 Kodeksu cywilnego stanowi, że jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. W praktyce oznacza to, że dla wielu umów forma pisemna jest wymagana pod rygorem nieważności.

Zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Przepis ten dodaje jednak, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza także złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W mojej praktyce w Kancelarii Radcy Prawnego Joanna Cenkier w Lublinie wielokrotnie spotykałam się z sytuacjami, gdy przedsiębiorcy zawierali umowy wymagające formy pisemnej pod rygorem nieważności, używając zwykłego podpisu elektronicznego. Przykładem są umowy przelewu wierzytelności, umowy poręczenia, umowy spółki cywilnej czy pełnomocnictwa do dokonywania czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu.

Do umów wymagających bezwzględnie podpisu kwalifikowanego lub formy aktu notarialnego należą między innymi: umowy sprzedaży nieruchomości (forma aktu notarialnego pod rygorem nieważności), umowy darowizny nieruchomości, umowy dożywocia, umowy ustanowienia hipoteki, umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (akt notarialny), umowy przeniesienia własności przedsiębiorstwa (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi).

Dla umów o pracę przepisy szczególne nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Kodeks pracy wymaga jedynie, aby pracodawca potwierdził na piśmie rodzaj umowy i jej warunki, ale brak takiego potwierdzenia nie powoduje nieważności umowy. W praktyce oznacza to, że umowa o pracę może być zawarta z użyciem zwykłego podpisu elektronicznego, choć dla celów dowodowych zalecam stosowanie podpisu zaawansowanego.

Autenti i DocuSign — jaki podpis faktycznie składasz

Platformy do elektronicznego podpisywania umów oferują różne poziomy zabezpieczeń. Autenti, polska platforma popularna wśród przedsiębiorców, w standardowym pakiecie oferuje podpis elektroniczny zaawansowany. Proces weryfikacji obejmuje potwierdzenie tożsamości przez kod SMS, adres e-mail oraz opcjonalnie weryfikację wideo lub przez profil zaufany ePUAP.

DocuSign, amerykański lider rynku, również oferuje podpisy elektroniczne zaawansowane w swoich podstawowych pakietach. System wykorzystuje wielopoziomową weryfikację tożsamości, w tym uwierzytelnianie przez e-mail, kod dostępu, SMS oraz pytania weryfikacyjne oparte na danych publicznych (dostępne głównie w USA).

Obie platformy oferują także możliwość składania podpisu kwalifikowanego, ale wymaga to dodatkowej opłaty i posiadania kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez zaufanego dostawcę usług zaufania. W Polsce takimi dostawcami są między innymi: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Certum (Asseco), Szafir (Krajowa Izba Rozliczeniowa).

Problem polega na tym, że większość użytkowników nie zdaje sobie sprawy z różnicy między podpisem zaawansowanym a kwalifikowanym. Przedsiębiorca, który podpisuje umowę przez Autenti w podstawowej wersji, składa podpis zaawansowany, nie kwalifikowany. Jeśli umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, taka umowa będzie nieważna.

Moc dowodowa podpisów elektronicznych w postępowaniu sądowym

Nawet jeśli umowa nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, kwestia mocy dowodowej dokumentu elektronicznego ma ogromne znaczenie praktyczne. W sporze sądowym to na stronie powołującej się na dokument spoczywa ciężar udowodnienia jego autentyczności.

Zgodnie z art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego, dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Dokument prywatny stanowi natomiast dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

Dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zrównany w mocy dowodowej z dokumentem prywatnym podpisanym własnoręcznie. Oznacza to, że strona kwestionująca taki dokument musi wykazać jego niezgodność z prawdą lub podrobienie podpisu, co w praktyce jest bardzo trudne.

Dokument opatrzony podpisem elektronicznym zaawansowanym (niekwalifikowanym) nie ma takiej samej mocy dowodowej. Sąd ocenia jego wiarygodność według własnego przekonania, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy. W praktyce oznacza to, że jeśli strona przeciwna zakwestionuje autentyczność dokumentu, będziesz musiał przedstawić dodatkowe dowody potwierdzające, że to rzeczywiście druga strona złożyła podpis.

W jednej ze spraw, którą prowadziłam dla klienta z Lublina, przedsiębiorca zawarł umowę o współpracy handlowej przez platformę DocuSign. Gdy kontrahent zaprzestał płatności i sprawa trafiła do sądu, pozwany zakwestionował, że to on podpisał umowę. Musieliśmy przedstawić logi z platformy DocuSign pokazujące adres IP, z którego dokonano podpisu, czas podpisania oraz historię komunikacji e-mailowej. Sąd ostatecznie uznał umowę za wiążącą, ale postępowanie dowodowe było znacznie bardziej skomplikowane niż w przypadku tradycyjnego dokumentu.

Forma dokumentowa jako alternatywa dla podpisu kwalifikowanego

Kodeks cywilny przewiduje także formę dokumentową, uregulowaną w art. 77² KC. Zgodnie z tym przepisem, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Forma dokumentowa może być zastrzeżona przez strony umowy.

Forma dokumentowa jest mniej rygorystyczna niż forma pisemna. Nie wymaga własnoręcznego podpisu ani podpisu kwalifikowanego. Wystarczy, że z dokumentu można ustalić, kto składa oświadczenie woli. W praktyce oznacza to, że umowa podpisana przez Autenti lub DocuSign z użyciem podpisu zaawansowanego spełnia wymogi formy dokumentowej.

Jeśli strony umowy chcą zawrzeć umowę elektronicznie bez konieczności używania podpisu kwalifikowanego, mogą zastrzec w umowie formę dokumentową zamiast pisemnej. Dotyczy to oczywiście tylko tych umów, dla których przepisy prawa nie wymagają bezwzględnie formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Przykładowo, umowa o zachowaniu poufności (NDA) nie wymaga z mocy prawa żadnej szczególnej formy. Strony mogą więc zastrzec dla niej formę dokumentową, co pozwoli na zawarcie umowy przez platformę elektroniczną z użyciem podpisu zaawansowanego. Podobnie umowy handlowe, umowy o świadczenie usług, umowy licencyjne czy umowy dystrybucyjne mogą być zawierane w formie dokumentowej.

W praktyce zalecam, aby w umowach ramowych lub regulaminach współpracy zawierać klauzulę określającą dopuszczalną formę komunikacji i zawierania umów. Przykładowa klauzula może brzmieć: "Strony dopuszczają zawieranie umów i składanie oświadczeń woli w formie dokumentowej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej lub platform do elektronicznego podpisywania dokumentów".

Praktyczne zastosowania i pułapki różnych form podpisu

W codziennej praktyce przedsiębiorcy najczęściej zawierają elektronicznie następujące rodzaje umów: umowy o świadczenie usług, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy handlowe i dystrybucyjne, umowy licencyjne, umowy o zachowaniu poufności (NDA), aneksy do umów, zamówienia i potwierdzenia zamówień.

Dla większości tych umów nie jest wymagana forma pisemna pod rygorem nieważności, co oznacza, że mogą być skutecznie zawarte z użyciem podpisu elektronicznego zaawansowanego oferowanego przez Autenti czy DocuSign. Jednak dla celów dowodowych warto zadbać o odpowiednią dokumentację procesu podpisywania.

Platformy elektroniczne generują zazwyczaj szczegółowe logi zawierające: datę i godzinę wysłania dokumentu do podpisu, datę i godzinę otwarcia dokumentu przez każdą ze stron, adres IP, z którego dokonano podpisu, sposób weryfikacji tożsamości, datę i godzinę złożenia podpisu przez każdą ze stron, hash kryptograficzny dokumentu potwierdzający, że nie został on zmieniony po podpisaniu.

Te informacje mają ogromną wartość dowodową w przypadku sporu. Zalecam, aby zawsze pobierać i archiwizować nie tylko podpisany dokument, ale także certyfikat podpisu lub raport z procesu podpisywania generowany przez platformę.

Częstym błędem jest podpisywanie umów wymagających formy pisemnej przez zwykłą pocztę elektroniczną ze skanem podpisu. Taki dokument nie spełnia wymogów ani formy pisemnej, ani nawet formy dokumentowej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Skan podpisu to jedynie obraz graficzny, który nie jest powiązany kryptograficznie z dokumentem i nie pozwala na weryfikację tożsamości podpisującego ani wykrycie późniejszych zmian w dokumencie.

Innym problemem jest podpisywanie umów przez osoby reprezentujące spółki. Jeśli umowę w imieniu spółki z o.o. podpisuje prezes zarządu, musi on dysponować własnym podpisem kwalifikowanym lub zaawansowanym. Nie wystarczy, że podpisze się loginem i hasłem do firmowego konta na platformie. Podpis elektroniczny jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, nie do podmiotu prawnego.

Wymogi branżowe i regulacje sektorowe

Niektóre branże podlegają dodatkowym regulacjom dotyczącym formy dokumentów. Sektor finansowy, regulowany przez Komisję Nadzoru Finansowego, ma szczególne wymogi dotyczące dokumentacji. Umowy kredytowe, umowy rachunku bankowego czy umowy inwestycyjne często wymagają zachowania formy pisemnej lub szczególnych procedur identyfikacji klienta.

Ustawa Prawo bankowe w art. 56 dopuszcza zawieranie umów bankowych w formie elektronicznej, ale wymaga zastosowania bezpiecznych metod identyfikacji i uwierzytelnienia. W praktyce banki stosują własne systemy podpisu elektronicznego, które spełniają wymogi podpisu zaawansowanego lub kwalifikowanego.

W sektorze zamówień publicznych obowiązują szczególne przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej. Ustawa Prawo zamówień publicznych wymaga, aby oferty w postępowaniach o wartości przekraczającej progi unijne były składane elektronicznie i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Branża medyczna również podlega szczególnym regulacjom. Dokumentacja medyczna może być prowadzona w formie elektronicznej, ale wymaga to spełnienia wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej. Podpis elektroniczny lekarza na dokumentacji medycznej powinien być co najmniej podpisem zaawansowanym.

Dla przedsiębiorców działających w tych sektorach konieczne jest szczegółowe sprawdzenie wymogów branżowych przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów. W Kancelarii w Lublinie regularnie doradzam klientom z różnych branż w zakresie dostosowania procedur elektronicznego podpisywania do wymogów sektorowych.

Jak zabezpieczyć się przed kwestionowaniem umów elektronicznych

Aby zminimalizować ryzyko kwestionowania ważności umów podpisanych elektronicznie, warto wdrożyć kilka praktycznych rozwiązań. Po pierwsze, zawsze weryfikuj, czy umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli tak, użyj podpisu kwalifikowanego lub tradycyjnej formy papierowej.

Po drugie, w umowach ramowych lub regulaminach współpracy zastrzeż formę dokumentową dla przyszłych umów i oświadczeń. Dzięki temu będziesz mógł skutecznie zawierać umowy z użyciem podpisu zaawansowanego oferowanego przez platformy takie jak Autenti czy DocuSign.

Po trzecie, zawsze archiwizuj pełną dokumentację procesu podpisywania. Pobieraj i zapisuj certyfikaty podpisu, raporty z procesu podpisywania oraz wszelkie logi generowane przez platformę. Te dokumenty mogą być nieocenione w przypadku sporu sądowego.

Po czwarte, zadbaj o odpowiednią klauzulę w umowie dotyczącą sposobu komunikacji i składania oświadczeń woli. Przykładowa klauzula może określać, że strony akceptują komunikację elektroniczną, wskazywać adresy e-mail do korespondencji oraz określać, które platformy elektroniczne są akceptowane do podpisywania dokumentów.

Po piąte, regularnie weryfikuj, czy platforma, z której korzystasz, spełnia wymogi rozporządzenia eIDAS i posiada odpowiednie certyfikaty. Platformy takie jak Autenti czy DocuSign regularnie przechodzą audyty i posiadają certyfikaty potwierdzające zgodność z wymogami prawnymi, ale warto to weryfikować, szczególnie przy wyborze mniej znanych dostawców.

Po szóste, dla umów o wysokiej wartości lub szczególnym znaczeniu rozważ użycie podpisu kwalifikowanego nawet wtedy, gdy nie jest on prawnie wymagany. Koszt uzyskania kwalifikowanego certyfikatu (zazwyczaj 150-300 zł rocznie) jest niewielki w porównaniu z potencjalnymi kosztami sporu sądowego o ważność umowy.

Po siódme, przeszkol pracowników odpowiedzialnych za zawieranie umów w zakresie różnic między rodzajami podpisów elektronicznych i wymogów formalnych dla różnych typów umów. Wiele problemów wynika z niewiedzy osób podpisujących umowy o konsekwencjach prawnych wybranej formy.

Elektroniczne podpisywanie umów to narzędzie, które przy właściwym zastosowaniu znacznie usprawnia obrót gospodarczy. Jednak wymaga ono świadomości prawnych konsekwencji wyboru konkretnego rodzaju podpisu. Nie każda umowa może być skutecznie zawarta z użyciem zwykłego podpisu zaawansowanego oferowanego przez popularne platformy. Przed podpisaniem umowy zawsze sprawdź, czy jej rodzaj wymaga podpisu kwalifikowanego, a jeśli masz wątpliwości — umów konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie gospodarczym.