Elektroniczna forma dokumentów kadrowych - jak legalnie zdigitalizować akta osobowe pracowników

Firma usługowa, chcąc zaoszczędzić miejsce w archiwum i usprawnić dostęp do dokumentacji pracowniczej, zleca zeskanowanie wszystkich akt osobowych pracowników do plików PDF, po czym niszczy papierowe oryginały. Kilka miesięcy później, w toku sporu sądowego z byłym pracownikiem, firma chce przedstawić jako dowód zeskanowany dokument potwierdzający udzielenie kary porządkowej. Pełnomocnik pracownika kwestionuje moc dowodową skanu, wskazując, że proces digitalizacji nie spełniał wymogów formalnych przewidzianych w Kodeksie pracy dla zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną - skan nie został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy potwierdzającym zgodność z oryginałem, a oryginał został już zniszczony.

Elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej jest w pełni dopuszczalna i coraz powszechniej stosowana przez pracodawców, jednak Kodeks pracy stawia konkretne wymogi formalne zarówno dla prowadzenia dokumentacji od początku w postaci elektronicznej, jak i dla zmiany jej postaci z papierowej na elektroniczną w trakcie trwania dokumentacji. Pominięcie tych wymogów - co w praktyce zdarza się przy pochopnej digitalizacji archiwów - może skutkować utratą mocy dowodowej dokumentów, których oryginały zostały już zniszczone.

Podstawa prawna: elektroniczna dokumentacja pracownicza w Kodeksie pracy

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej - przepisy dają pracodawcy swobodę wyboru formy, w jakiej prowadzi dokumentację od początku zatrudnienia danego pracownika.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym w postaci elektronicznej, określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, wydane na podstawie delegacji ustawowej zawartej w Kodeksie pracy. Rozporządzenie precyzuje m.in. wymogi techniczne dla systemu teleinformatycznego wykorzystywanego do prowadzenia dokumentacji elektronicznej, w tym zapewnienie jej zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem.

Istotne znaczenie dla firm przechodzących z dokumentacji papierowej na elektroniczną ma art. 94(8) Kodeksu pracy, pozwalający na zmianę postaci prowadzonej i przechowywanej dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94(9b) §1 KP, zmiana postaci z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Dopiero po prawidłowym sporządzeniu odwzorowania cyfrowego spełniającego te wymogi formalne, zgodnie z art. 94(9b) §3 KP, pracodawca może zniszczyć dokumentację papierową, z zastrzeżeniem wcześniejszego poinformowania pracowników (byłych pracowników) o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w określonym terminie, nie krótszym niż 30 dni od dnia przekazania informacji. Zniszczenie dokumentacji papierowej bez spełnienia wymogów odwzorowania cyfrowego, lub przed upływem terminu na jej odbiór przez pracownika, naraża pracodawcę na utratę wartości dowodowej jedynej pozostałej, elektronicznej wersji dokumentu.

Praktyczne aspekty digitalizacji dokumentacji kadrowej

Wybór systemu teleinformatycznego

System wykorzystywany do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej musi zapewniać zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, a także umożliwiać jej wydrukowanie oraz eksport w powszechnie stosowanym formacie danych - wybór narzędzia informatycznego nie może być przypadkowy i powinien być poprzedzony weryfikacją zgodności z wymogami rozporządzenia.

Poinformowanie pracowników o zmianie postaci dokumentacji

Przed zniszczeniem dokumentacji papierowej pracodawca musi poinformować aktualnych i byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie nie krótszym niż 30 dni - zaniedbanie tego obowiązku informacyjnego jest samodzielną podstawą do zakwestionowania prawidłowości całego procesu digitalizacji.

Zachowanie okresu przechowywania niezależnie od formy

Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną nie wpływa na obowiązujący okres jej przechowywania - co do zasady 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, dla dokumentacji dotyczącej pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Ochrona danych osobowych w systemie elektronicznym

Elektroniczna dokumentacja pracownicza podlega ogólnym zasadom ochrony danych osobowych wynikającym z RODO, co wymaga odpowiedniego zabezpieczenia dostępu do systemu, prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz zapewnienia rozliczalności w zakresie tego, kto i kiedy miał dostęp do poszczególnych dokumentów.

Przykład z praktyki

Spółka HandelKrajowy Sp. z o.o., zatrudniająca kilkaset osób, zdecydowała się na kompleksową digitalizację archiwum akt osobowych, obejmującego dokumentację kilkudziesięciu byłych pracowników z ostatnich kilku lat. Proces przeprowadzono prawidłowo - każdy dokument został zeskanowany, a odwzorowanie cyfrowe opatrzono kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną spółki, potwierdzającą zgodność z oryginałem. Przed zniszczeniem oryginałów papierowych HandelKrajowy wysłał do wszystkich byłych pracowników, których dokumentacja podlegała digitalizacji, informację o możliwości odbioru wersji papierowej w terminie 45 dni.

Jeden z byłych pracowników, z którym spółka pozostawała w sporze o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, zakwestionował podczas procesu moc dowodową przedstawionych przez spółkę dokumentów elektronicznych. Sąd uznał jednak, że skoro proces digitalizacji spełniał wszystkie wymogi formalne art. 94(9b) Kodeksu pracy - w tym opatrzenie odwzorowania kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz dopełnienie obowiązku informacyjnego wobec pracownika - przedstawione dokumenty elektroniczne mają pełną moc dowodową równą oryginałom papierowym.

Do najczęstszych błędów przy digitalizacji dokumentacji kadrowej należą:

• Zwykłe skanowanie dokumentów bez opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną
• Niszczenie oryginałów papierowych przed dopełnieniem obowiązku informacyjnego wobec pracowników
• Stosowanie zbyt krótkiego terminu na odbiór dokumentacji papierowej przez pracowników
• Wybór systemu teleinformatycznego niespełniającego wymogów technicznych rozporządzenia
• Brak weryfikacji zgodności okresu przechowywania dokumentacji elektronicznej z wymogami dla poszczególnych kategorii pracowników

Co zrobić krok po kroku przy przejściu na elektroniczną dokumentację

Przed rozpoczęciem digitalizacji

• Wybierz system teleinformatyczny spełniający wymogi rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w tym w zakresie zabezpieczenia i możliwości eksportu danych.
• Zapewnij dostęp do kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej dla osoby odpowiedzialnej za potwierdzanie zgodności odwzorowań cyfrowych.

W trakcie i po zakończeniu digitalizacji

• Poinformuj aktualnych i byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji papierowej w terminie nie krótszym niż 30 dni przed jej zniszczeniem.
• Zniszcz oryginały papierowe dopiero po upływie wyznaczonego terminu i wyłącznie w odniesieniu do dokumentów prawidłowo odwzorowanych cyfrowo.

Checklista dla przedsiębiorcy

Digitalizacja to proces formalny, nie tylko techniczny

Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą przynosi realne korzyści organizacyjne, ale wymaga dopełnienia konkretnych wymogów formalnych przewidzianych w Kodeksie pracy. Pominięcie któregokolwiek z nich ujawnia się zwykle dopiero w sporze sądowym, gdy okazuje się, że jedyny dostępny dowód nie ma pełnej mocy dowodowej.

Czy Wasza digitalizacja akt osobowych spełnia wszystkie wymogi formalne Kodeksu pracy?