Due diligence przed inwestorem — jak przygotować data room

Inwestorzy venture capital oceniają średnio 40–60 firm rocznie. Decyzja o alokacji kapitału zapada często w ciągu 2–3 tygodni od pierwszego spotkania. Firmy, które nie mają przygotowanego data roomu, tracą czas inwestora i własny — a przede wszystkim tracą wiarygodność. Z drugiej strony, dobrze przygotowany pakiet dokumentów może skrócić całe due diligence z 3 miesięcy do 4 tygodni.

Czym jest due diligence i co inwestor sprawdza w pierwszej kolejności

Due diligence (DD) to kompleksowe badanie spółki przez potencjalnego inwestora przed podjęciem decyzji inwestycyjnej. Cel: weryfikacja, czy spółka jest tym, za co się podaje, identyfikacja ryzyk i ustalenie warunków inwestycji.

Due diligence prawne obejmuje zazwyczaj:

Weryfikację struktury własnościowej — kto jest właścicielem, czy nie ma nieujawnionych zobowiązań wobec poprzednich wspólników.
Dokumentację korporacyjną — umowę spółki/statut, uchwały, rejestry.
Umowy z kluczowymi klientami i dostawcami — szczególnie klauzule change-of-control.
Własność intelektualną — czy spółka faktycznie jest właścicielem swojego kodu/marki/patentów.
Umowy pracownicze i z kluczowym personelem — opcje na udziały, klauzule poufności, zakazy konkurencji.
Zobowiązania i roszczenia — toczące się postępowania, potencjalne roszczenia, zaległe podatki.
Licencje i zezwolenia — czy spółka ma wymagane zezwolenia do prowadzenia działalności.

Data room — struktura i zawartość

Data room to wirtualna przestrzeń (zazwyczaj zabezpieczone repozytorium dokumentów — Datasite, Intralinks, lub prostszy Dropbox/Google Drive z kontrolą dostępu) zawierająca wszystkie dokumenty wymagane do due diligence. Standardowa struktura data roomu:

01. Dokumenty korporacyjne — umowa/statut, wyciąg z KRS, uchwały, lista wspólników z datami nabycia udziałów.
02. Kapitał i własność — tabela cap table (struktura własnościowa), wszystkie umowy opcyjne (ESOP), umowy inwestycyjne z poprzednich rund.
03. Finansowe — sprawozdania finansowe za 3 lata, prognozy, MRR/ARR (przy SaaS), wyciągi bankowe za 6 miesięcy.
04. Kontrakty kluczowe — top 10 klientów, kluczowi dostawcy, umowy SaaS/licencji, umowy z partnerami.
05. Własność intelektualna — rejestracje znaków towarowych, patenty, umowy cesji praw autorskich od twórców kodu.
06. Pracownicy — schemat organizacyjny, wzory umów, ESOP/phantom shares, kluczowe umowy o poufności i zakazy konkurencji.
07. Regulacje i licencje — wymagane licencje branżowe, polityki RODO, certyfikaty.
08. Postępowania i spory — lista toczących się postępowań, korespondencja z organami regulacyjnymi.

Cap table to fundament: Pierwsza rzecz, którą inwestor sprawdza, to czy wie, kto jest właścicielem spółki i w jakiej proporcji. Niejasna historia udziałowa (nieudokumentowane cesje, niezarejestowane zmiany w KRS, "nieformalne" porozumienia wspólników) potrafi zablokować całą rundę. Ogarnij cap table zanim zaczniesz rozmowy z inwestorami.

Własność intelektualna — najczęstszy problem startupów

Prawa autorskie do kodu powstają w głowie twórcy — nie w spółce. Jeśli programiści, którzy tworzyli produkt, nie podpisali umów cesji praw autorskich na spółkę, spółka nie jest właścicielem swojego oprogramowania. To błąd, który blokuje inwestycje i transakcje M&A.

Weryfikacja IP obejmuje:

Umowy z wszystkimi twórcami oprogramowania — pracownicy (prawa pracownicze wg art. 12 PrAut), freelancerzy (konieczna cesja), współzałożyciele (konieczna cesja lub umowa o pracę).
Rejestracje znaków towarowych — czy logo, nazwa marki, nazwa produktu są chronione w UPRP/EUIPO.
Licencje na oprogramowanie open-source — czy wykorzystane biblioteki mają kompatybilne licencje z modelem biznesowym.
Tajemnica przedsiębiorstwa — czy masz podpisane NDA z pracownikami i kluczowymi partnerami.

Klauzule change-of-control — pułapka dla startupów

Wiele startupów podpisuje korzystne umowy z dużymi klientami lub partnerami, nie zwracając uwagi na klauzule zmiany kontroli. Taka klauzula stanowi, że w przypadku zmiany właściciela (np. inwestycja funduszu PE, przejęcie przez strategicznego) umowa może zostać rozwiązana lub warunki renegocjowane.

Dla inwestora umowy kluczowych klientów z takimi klauzulami to ryzyko, które bezpośrednio wpływa na wycenę. W Kancelarii Radcy Prawnego Joanna Cenkier w Lublinie pomagamy startupom w Lublinie i całej Polsce przejrzeć portfolio umów i zidentyfikować klauzule change-of-control przed rozpoczęciem rozmów inwestycyjnych.

NDA i termsheet — formalności poprzedzające DD

Przed udostępnieniem dokumentów inwestorowi zawsze podpisuj NDA (umowę o poufności). Standardowa umowa powinna obejmować:

Definicję informacji poufnych — możliwie szeroką, ale z wyłączeniem informacji publicznych.
Zakaz używania informacji w celach innych niż ocena inwestycji.
Zakaz podbierania pracowników (non-solicitation) przez czas trwania rozmów i 12 miesięcy po.
Zasady zwrotu lub zniszczenia dokumentów po zakończeniu rozmów.
Kary umowne — egzekwowalne, nie symboliczne.

Term sheet (list intencyjny) to dokument określający główne warunki inwestycji — wycenę, kwotę inwestycji, typ instrumentu (udziały, obligacje zamienne, SAFE), prawa inwestora. Term sheet zazwyczaj nie jest wiążący, ale ma silny efekt negocjacyjny. Umów konsultację przed jego podpisaniem — zmiana warunków po term sheecie jest trudna i kosztowna politycznie.

Ile czasu zajmuje przygotowanie data roomu? Firmy, które mają porządek w dokumentach, przygotowują pełny data room w 1–2 tygodnie. Firmy, które muszą "odnaleźć" dokumenty, podpisać zaległe cesje praw autorskich, zaktualizować KRS — potrzebują 2–3 miesięcy. Im wcześniej zaczniesz porządkować dokumentację prawną spółki, tym mniej stresu przy przyszłej rundzie.

Jak przygotować spółkę do DD w 30 kroków — lista kontrolna

Nie ma jednej listy, która pasuje do każdej spółki, ale podstawowe kroki to:

Zaktualizuj wpisy w KRS — dane zarządu, adres, przedmiot działalności.
Sporządź aktualną cap table — uwzględnij wszystkie umowy opcyjne i warranty.
Zbierz wszystkie uchwały zarządu i wspólników za ostatnie 3 lata.
Podpisz lub zaktualizuj umowy o cesji praw autorskich z twórcami.
Zweryfikuj rejestracje znaków towarowych.
Zgromadź podpisane egzemplarze 10 najważniejszych umów z klientami.
Sporządź wykaz toczących się postępowań i roszczeń.
Przygotuj polityki RODO i kopię rejestru czynności przetwarzania.
Zorganizuj data room — logicznie, z opisanymi folderami.
Poproś prawnika o wstępne due diligence — "vendor DD" — zanim zrobi to inwestor.

Vendor due diligence (czyli DD wykonane przez sprzedającego/emitenta przed rozmowami z inwestorami) to inwestycja, która zazwyczaj zwraca się wielokrotnie — skraca czas transakcji, buduje zaufanie inwestora i redukuje ryzyko niespodzianek na etapie negocjacji. Kancelaria Joanna Cenkier w Lublinie przeprowadza vendor DD dla startupów i MŚP przygotowujących się do rund inwestycyjnych. Umów konsultację.