CRBR - obowiązki aktualizacyjne, które firmy notorycznie zaniedbują, i kary, które za to grożą

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, po sprzedaży przez jednego ze wspólników pakietu udziałów przekraczającego 25%, koncentruje się na formalnościach związanych z samą transakcją - aktualizacją umowy spółki, zgłoszeniem zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego, rozliczeniem podatkowym sprzedającego. Nikt w firmie nie kojarzy, że zmiana w strukturze właścicielskiej oznacza również zmianę danych beneficjenta rzeczywistego, którą trzeba odrębnie zgłosić do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie zaledwie czternastu dni roboczych. Kilka miesięcy później, podczas rutynowej weryfikacji przez bank przy okazji odnawiania limitu kredytowego, ujawnia się rozbieżność między aktualną strukturą właścicielską a danymi widniejącymi w CRBR - spółka naraża się na postępowanie w sprawie nałożenia kary pieniężnej.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych funkcjonuje w polskim systemie prawnym od kilku lat, jednak wciąż wiele spółek traktuje zgłoszenie do niego jako jednorazową formalność wykonywaną przy rejestracji, nie zaś jako obowiązek ciągły, wymagający aktualizacji przy każdej istotnej zmianie struktury właścicielskiej lub kontrolnej. To jeden z najczęściej zaniedbywanych obowiązków formalnych w polskich spółkach, obwarowany przy tym relatywnie dotkliwymi sankcjami finansowymi.

Podstawa prawna: obowiązki wynikające z ustawy AML

Obowiązki związane z Centralnym Rejestrem Beneficjentów Rzeczywistych reguluje ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 tej ustawy, beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta - w przypadku osób prawnych, przesłankę tę spełnia w szczególności posiadanie bezpośrednio lub pośrednio więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów, akcji lub głosów w organie stanowiącym.

Zgodnie z art. 58 i art. 59 ustawy, spółki podlegające obowiązkowi rejestracji zgłaszają do CRBR informacje o swoich beneficjentach rzeczywistych oraz ich aktualizacje. Istotne znaczenie ma art. 60 ustawy, zgodnie z którym zgłoszenia do rejestru dokonuje się nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego (dla nowo tworzonych podmiotów), a w przypadku zmiany przekazanych informacji o beneficjencie rzeczywistym - nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia ich zmiany. Ten sam krótki termin dotyczy więc zarówno pierwszego zgłoszenia, jak i każdej kolejnej aktualizacji wynikającej ze zmiany struktury właścicielskiej lub kontrolnej spółki.

Odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia lub aktualizacji danych do CRBR ma charakter administracyjny i finansowy. Zgodnie z art. 153 ustawy, w przypadku niedopełnienia obowiązku zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji w ustawowym terminie, na spółkę może zostać nałożona kara pieniężna do wysokości 1 000 000 złotych. Odrębną, poważniejszą kategorię odpowiedzialności przewiduje art. 55 ustawy - kto, dokonując zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych, podaje informacje niezgodne ze stanem faktycznym, podlega grzywnie do wysokości 5 000 000 złotych - to odpowiedzialność karna, dotycząca konkretnej osoby dokonującej zgłoszenia, nie zaś jedynie sankcja administracyjna nałożona na spółkę.

Sytuacje najczęściej rodzące obowiązek aktualizacji

Zmiana w strukturze udziałowej

Każda transakcja skutkująca przekroczeniem lub zejściem poniżej progu 25% udziałów, akcji lub głosów przez daną osobę fizyczną, bezpośrednio lub pośrednio, rodzi obowiązek aktualizacji danych w CRBR, niezależnie od tego, czy zmiana wynika ze sprzedaży udziałów, podwyższenia kapitału czy zmiany w strukturze podmiotu dominującego.

Zmiana w łańcuchu kontroli pośredniej

Obowiązek aktualizacji powstaje nie tylko przy bezpośredniej zmianie wspólników danej spółki, ale też przy zmianach w strukturze właścicielskiej podmiotów pośrednio kontrolujących spółkę, co wymaga monitorowania całego łańcucha powiązań kapitałowych, a nie wyłącznie bezpośrednich wspólników.

Zmiana danych osobowych beneficjenta

Aktualizacji wymagają również zmiany danych identyfikacyjnych samego beneficjenta rzeczywistego, takie jak zmiana nazwiska, obywatelstwa czy państwa zamieszkania, jeśli dane te były wcześniej zgłoszone do rejestru.

Przykład z praktyki

Spółka technologiczna InnoSoft Sp. z o.o. przeprowadziła rundę finansowania, w ramach której nowy inwestor objął 30% udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym, jednocześnie rozwadniając udział dotychczasowego większościowego wspólnika poniżej progu 25%. Zarząd spółki, skoncentrowany na formalnościach związanych z samą transakcją inwestycyjną - due diligence, negocjacjami umowy inwestycyjnej, zgłoszeniem zmiany kapitału do KRS - nie dopilnował odrębnego, czternastodniowego terminu na aktualizację danych w CRBR.

Rozbieżność między aktualną strukturą właścicielską a danymi w CRBR ujawniła się kilka miesięcy później, gdy bank finansujący dalszy rozwój spółki, w ramach standardowej procedury AML, porównał dane z rejestru z rzeczywistą strukturą właścicielską przedstawioną przez spółkę. Bank zgłosił rozbieżność do właściwego organu, co skutkowało wszczęciem postępowania w sprawie nałożenia na InnoSoft kary pieniężnej za niedopełnienie obowiązku aktualizacyjnego - mimo że sama transakcja inwestycyjna została przeprowadzona w pełni prawidłowo i transparentnie.

Do najczęstszych błędów firm w zakresie obowiązków CRBR należą:

• Traktowanie zgłoszenia do CRBR jako jednorazowej formalności, a nie obowiązku ciągłego
• Brak procedury wewnętrznej łączącej każdą zmianę struktury właścicielskiej z automatycznym przypomnieniem o obowiązku aktualizacji CRBR
• Nieuwzględnianie zmian w łańcuchu kontroli pośredniej przy podmiotach dominujących
• Przekroczenie czternastodniowego terminu z powodu koncentracji na innych formalnościach związanych z daną transakcją
• Brak weryfikacji poprawności danych zgłaszanych do CRBR przed ich przekazaniem

Co zrobić krok po kroku, dbając o aktualność danych w CRBR

Przy każdej zmianie struktury właścicielskiej

• Włącz weryfikację obowiązku aktualizacji CRBR do standardowej checklisty formalności towarzyszących każdej transakcji zmieniającej strukturę udziałową.
• Wyznacz w firmie osobę odpowiedzialną za dopilnowanie czternastodniowego terminu na zgłoszenie zmiany.

Regularna weryfikacja

• Przeprowadzaj okresowy przegląd zgodności danych w CRBR z aktualną, rzeczywistą strukturą właścicielską spółki, niezależnie od tego, czy w międzyczasie miały miejsce znane transakcje.
• Zweryfikuj strukturę pośredniej kontroli, jeśli spółka wchodzi w skład grupy kapitałowej.

Checklista dla przedsiębiorcy

Krótki termin, poważne konsekwencje

Obowiązek aktualizacji danych w CRBR łatwo przeoczyć, ponieważ towarzyszy zwykle innym, bardziej absorbującym formalnościom związanym z daną transakcją - a czternastodniowy termin ustawowy jest na tyle krótki, że wymaga świadomego wbudowania go w standardowe procedury firmy, a nie polegania na pamięci osób zaangażowanych w transakcję.

Czy macie w firmie procedurę pilnowania terminu aktualizacji CRBR przy każdej zmianie struktury właścicielskiej?