Jak i dlaczego warto sprawdzać wiarygodność finansową kontrahenta?
Czy wiarygodność finansowa jest niezbędna do prowadzenia biznesu?
Prowadzenie biznesu w dzisiejszych czasach to spore wyzwanie, zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19. Wprowadzone przez rząd obostrzenia w zakresie funkcjonowania przedsiębiorstw spowodowały czasowe zawieszenie a nawet zamykanie firm z niektórych branż na wiele miesięcy.
W tej rzeczywistości zarządzanie firmą, pozyskiwanie nowych Klientów i kontrahentów, utrzymywanie dotychczasowych jest znacznie trudniejsze.
Jak mówi stare porzekadło: „na bezrybiu i rak ryba„, więc niektóre firmy były zmuszone do pewnego obniżenia standardów doboru partnerów biznesowych byle zachować płynność finansową, nie zwolnić pracowników, przetrwać ten trudny czas. Inni nigdy tego nie robili, podpisując umowy po prostu z każdym potencjalnie tym zainteresowanym.
Zawsze, a teraz szczególnie efektywność działalności gospodarczej zależała m.in. od trafnego doboru partnerów biznesowych, sprawnego egzekwowania należności oraz w dużej mierze od wiarygodności finansowej firmy.
Warto wspomnieć, że zgodnie z badaniem OBOP 80% przedstawicieli firm w Polsce twierdzi, że udokumentowanie firmy jako wiarygodnej finansowo ma wpływ na podejmowanie przez nich decyzji o rozpoczęciu współpracy.
BIG InfoMonitor pokazuje, że blisko trzy czwarte badanych firm deklaruje, że w ich branży opinia firmy wiarygodnej finansowo ma duże znaczenie dla prowadzenia działalności gospodarczej.
- Co czwarty respondent (25%) jest zdania, że jest to bardzo istotna kwestia dla jego interesów.
- Blisko połowa (47%) uważa, że jest istotne, a tylko
- 7% twierdzi, że sprawa jest mało istotna.
Co może się jednak tak naprawdę stać i dlaczego jest to istotne?
Czasem od niekorzystnie podpisanej umowy zależeć może sytuacja i byt naszej firmy.
A wystarczyłoby poświęcić chwilę czasu i dokładniej przyjrzeć się wiarygodności partnera biznesowego przez podpisaniem kontraktu, aby uniknąć transakcji z nieuczciwymi partnerami biznesowymi oraz zmniejszyć ryzyko utraty pieniędzy lub towaru.
Gdzie i jak mogę sprawdzić wiarygodność finansową firmy?
Źródeł jest całkiem sporo, istnieją nawet wyspecjalizowane firmy zajmujące się analizą wiarygodności finansowej kontrahentów, oferujące zaawansowane raportowanie. Może się tym zająć również Twój Radca Prawny, jeśli z usług takiego korzystasz.
Dostępne są również bezpłatne, lub częściowo darmowe narzędzia do weryfikacji online wiarygodności finansowej firm. Poniżej znajdziesz informacje o kilku najbardziej popularnych.
CEIDG
W CEIDG sprawdzisz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub wspólnika spółki cywilnej.
Kontrahenta znajdziesz po nr NIP, REGON czy chociażby po imieniu i nazwisku.
W rejestrze CEIDG znajdziesz następujące dane:
- imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON,
- dane kontaktowe (numer telefonu i email) i adresowe,
- datę rozpoczęcia działalności, ewentualnie datę jej zawieszenia i wznowienia
- informację o wykreśleniu z rejestru,
- informację o małżeńskiej wspólności majątkowej,
- status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony,
- rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
- dane pełnomocników firmy
- informacje dotyczące upadłości czy postępowania restrukturyzacyjnego.
W CEIDG warto zwrócić uwagę na to jak długo firma działa na rynku, czy jej działalność jest stabilna lub czy ma charakter sezonowy oraz informacje o upadłości.
Tu sprawdzisz kontrahenta w CEIDG: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.
Rejestr KRS
W KRS sprawdzisz spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne.
Znajdziesz je po numerze KRS, NIP, REGON czy nazwie firmy.
W rejestrze KRS znajdziesz następujące dane:
- firmę, NIP, REGON, KRS, formę prawną,
- informację o sposobie powstania Spółki,
- datę wpisu, datę wykreślenia Spółki z rejestru,
- dane kontaktowe i adresowe,
- informację o oddziałach i ich adresach,
- informację o zawartych umowach spółki i jej zmianach,
- informację o wspólnikach i im przysługujących udziałach,
- informację o wysokości kapitału zakładowego Spółki,
- informację o sposobie i osobach uprawnionych do reprezentacji (żeby wiedzieć kto może skutecznie podpisać umowę),
- informację o organach, prokurentach,
- informację o datach złożenia sprawozdań finansowych(co do zasady raz w roku kalendarzowym spółka ma obowiązek składać takie sprawozdanie) – brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki,
- informację o otwarciu likwidacji, która wskazuje to na złożenie wniosku o likwidację podmiotu, a w konsekwencji wykreślenie z KRS i zaprzestanie działalności,
- informację o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego,
Tu sprawdzisz kontrahenta w KRS: rejestr KRS
REGON
Informacje na temat przedsiębiorców możesz znaleźć także w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), prowadzonego przez GUS.
Znajdziesz ich po numerze NIP, REGON, KRS, adresie.
W REGON możesz znaleźć między innymi dane spółek cywilnych, których nie znajdziesz w CEIDG (są tam tylko dane wspólników) bądź przedmiot przeważającej działalności PKD.
Tu sprawdzisz kontrahenta w REGON: Rejestr Regon.
BIAŁA LISTA
W wykazie podatników VAT tzw. Białej liście sprawdzisz status podatkowy kontrahenta.
Znajdziesz go po numerze NIP, REGON lub rachunku bankowym.
W wykazie podatników VAT znajdziesz:
- imię i nazwisko lub nazwa firmy,
- czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT,
- czy był czynnym podatnikiem VAT w interesującym cię okresie (wskazujesz datę)
- datę rejestracji jako podatnika VAT,
- datę i powód jego wykreślenia z rejestru lub powód odmowy rejestracji – jeśli nie jest podatnikiem VAT czynnym,
- numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który bezpiecznie wpłacisz należności. (bardzo ważne z punktu widzenia odpowiedzialności za zaległości podatkowe z transakcji).
Tu sprawdzisz kontrahenta na Białej liście: wykaz podatników
Co interesujące, system posiada własny interfejs programistyczny API co umożliwia bardziej zautomatyzowaną obsługę zapytań do systemu, np przez systemy księgowe w firmie.
VIES
W VIES sprawdzisz kontrahentów mających siedzibę w innym kraju UE. Sprawdzisz czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. To konieczne, by zastosować do tych transakcji stawkę 0% VAT.
W wyszukiwarce podaj państwo członkowskie Unii Europejskiej, z którego pochodzi przedsiębiorca oraz jego numer VAT UE (odpowiednik NIP).
Jeżeli klient twierdzi, że zarejestrował się do celów podatku VAT, ale nie potwierdza tego weryfikacja online za pomocą VIES, możesz zażądać weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju.
Tu sprawdzisz kontrahenta w wykazie podatników VAT UE:
US
W Urzędzie Skarbowym sprawdzisz czy Twój kontrahent prawidłowo rozlicza podatki.
Dlaczego to ważne?
Bo dzięki temu ograniczysz odpowiedzialność solidarną za jego zobowiązania podatkowe.
Możesz złożyć wniosek do Urzędu Skarbowego o wydanie zaświadczenia, czy Twój kontrahent:
- składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był obowiązany
- zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, do których wykazania był obowiązany
- zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów.
Z wnioskiem do urzędu skarbowego o uzyskanie tych informacji może wystąpić każdy kontrahent podatnika.
Ale uwaga! Musisz być stroną transakcji.
Nie możesz wnioskować o dostęp do informacji na temat przyszłego czy potencjalnego kontrahenta. Zatem w ten sposób możesz sprawdzić swoich aktualnych partnerów biznesowych.
Chcesz być zawsze na bieżąco?
Polub profil na Facebooku i otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach.
Twój Klient, kontrahent zalega z płatnościami?
Skontaktuj się ze mną, pomogę!
Joanna Cenkier
Radca Prawny
Kancelaria Radcy Prawnego Joanna Cenkier
Skontaktuj się z nami.